امروزه سازمان های بیشتری برای افزایش بهره وری و کاهش هزینه ها رو به نرم افزار اتوماسیون اداری آورده اند. بسیاری از این سازمان ها از فواید بارگیری برخی برنامه ها یا نرم افزارهای اتوماسیون که کمک می کند بعضی از کارهای اداری به صورت اتوماتیک انجام شوند، آگاه هستند. اما این بدین معنی نیست که آن‌ها کاملا کارهای خود را اتوماتیک پیش می برند. اتوماسیون در مقیاس کامل از طریق پیاده سازی نرم افزار سیستم اتوماسیون اداری حاصل می شود.
سیستم اتوماسیون اداری چیست؟
سیستم اتوماسیون اداری شامل نرم افزارها و سخت افزارهایی می شود که اطلاعات را بین سیستم ها بدون نیاز کمک انسانی یا مداخلات دیگر انتقال می دهد. نرم افزار سیستم اتوماسیون اداری، با ساده سازی و اتوماسیون فرآیندهایی مانند حسابداری، مدیریت داده ها، آموزش، مدیریت امکانات و کارهای مختلف اداری، بار کاری سازمانی را کاهش می‌دهد.
استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری فقط به این معنا نیست که کارها بدون کاغذ بازی پیش بروند، بلکه برای مثال، می تواند مکاتبات بین مشتری و شرکت را در سیستم مدیریت اسناد ثبت و حفظ کند. با این حال باعث کاهش استفاده از کاغذها نیز می شود. در واقع ابزاری قدرتمند است که می تواند برای از بین بردن کارها وابسته به انسان، شناسایی گردش کار ناکارآمد و تسهیل تصمیم گیری آگاهانه مورد استفاده قرار بگیرد.
فواید نرم افزار سیستم اتوماسیون اداری
پیاده سازی نرم افزار سیستم اتوماسیون اداری مزایای گسترده ای برای سازمان ها دارد. این مزایا شامل موارد زیر است:
- دقت بهتر
- کاهش هزینه ها
- کاهش منابع و صرفه جویی در زمان
- ذخیره و مدیریت داده ها
- بررسی داده ها و تصمیمات آگاهانه تر
- بهبود فرآیند کاری کسب و کار
- بالا بردن دقت کار
در سیستم های اداری، این انسان ها هستند که باعث خطا می شوند، نرم افزار اتوماسیون اداری که به درستی نصب شده باشد، خطا نخواهد داشت. خطاهای انسانی نه تنها از این جهت ناکارآمد هستند که باید اطلاح شوند، بلکه در بهره وری نیز تاخیر ایجاد می کنند، همچنین ممکن است هزینه بر نیز باشند. به عنوان مثال، اضافه کردن تنها چند رقم در هنگام پرداخت حقوق یک کارمند می تواند دردسر ساز باشد. اشتباهات جدی می تواند باعث به خطر افتادن مسائل امنیتی شده و شرکت جریمه شود. یک نرم افزار اتوماسیون اداری دخالت انسان در انتقال داده ها را محدود کرده و این امر بروز خطاها را به حداقل می رساند.
برای استفاده از تمام مزایایی که نرم افزار سیستم اتوماسیون اداری ارائه می دهد، نرم افزاری را انتخاب کنید که بنابر سیستم ابری کار کرده و به کارگیری آن آسان است. شرکت برنامه نویسان نو اندیش پاسارگاد، نرم افزار مدیریت کسب و کار و نرم افزار اتوماسیون اداری را در اختیار شما قرار می دهد که می توانید از مزایای آن از همان ابتدا بهره ببرید. همین الان با ما تماس بگیرید.
کاهش هزینه ها
با اتوماسیون سازی فرآیندهای پیچیده کسب و کار، سازمان ها نیازی به سرمایه گذاری برای استخدام کسانی که کارها را پیش ببرند، ندارند. در نتیجه هزینه عملیاتی کمتر است. درحالی که بهره وری و حاشیه سود به طور قابل توجهی بیشتر می شود.
صرف جویی در زمان و منابع
از طریق نرم افزار سیستم اتوماسیون اداری، می توانید با هزینه کمتر نتایج بهتری بگیرید. با حذف فرآیندهای طاقت فرسا و وقت گیر، کارمندان می توانند وقت خود را صرف کارهای مهم‌تر کنند. به عنوان مثال، کارمندان لازم نیست زمانی را صرف جمع آوری اسناد کاغذی نمایند. وارد کردن اطلاعات در نرم افزار آسان‌تر از وارد کردن آن در یک نسخه کاغذی بزرگ است و حتی برخی اطلاعات نیز توسط سیستم به صورت خودبه‌خودی وارد خواهد شد. در حقیقت، ۷۸% از رهبران کسب وکار اعتقاد دارند که نرم افزار اتوماسیون اداری می تواند ۳ ساعت در وقت کارمند صرفه جویی کند.
ذخیره و مدیریت داده ها
نرم افزار سیستم اتوماسیون اداری ذخیره داده را ساده کرده و در عین حال به سازمان ها امکان نظارت و کنترل داده ها از طریق سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی را می دهند. ویژگی های مشترک شامل مواردی مانند مدیریت کار و سیستم های یادآوری و همچنین امکان دسترسی آسان مدیریت و کارمندان را به اطلاعات می دهد.
بررسی داده و تصمیم های آگاهانه
نرم افزار اتوماسیون اداری به سازمان ها امکان دسترسی به مجموعه داده ها، گزارش ها و تجزیه و تحلیل آن ها را می دهد. دسترسی به داده ها تصمیمات آگاهانه تری را امکان پذیر می کند. علاوه بر این، سازمان ها می توانند با تجزیه و تحلیل داده ها و شاخص های کلیدی عملکرد، بهبود فرآیندهای خود را برای رفع تنگناها و سایر ناکارآمدی ها اعمال کنند.
توسط بهبود فرآیند کسب و کار، سازمان عملکرد بهتری خواهد داشت، کیفیت محصولات یا خدمات بهبود بخشیده شده و سطح بالاتری از مقبولیت را تضمین می کند. توانایی بهبود فرآیندهای تجاری همان اصلی است که سیستم های اتوماسیون اداری را از فناوری های تکی اتوماسیون جدا می کند.