تعاملات روزانه خود را در نظر بگیرید، تمام ایمیل هایی که ارسال می کنید، اسنادی که به اشتراک می گذارید، و هر نوع اطلاعات تجاری که بین همکاران، مشتریان یا اشخاص ثالث رد و بدل می کنید، همه این فعالیت ها در زیر چتر سیستم دبیرخانه و مدیریت بایگانی تجاری قرار می گیرد. مانند هر فرآیند پیچیده دیگری در یک شرکت تجاری یا دولتی، مکاتبات تجاری نیاز به مدیریت صحیح دارد.

سیستم دبیرخانه و مدیریت بایگانی برای همه سازمان ها، ادارات دولتی و سایر شرکت هایی که با ددلاین ها سروکار دارند و به دنبال بالاترین سطح ممکن از بهره وری و همچنین یک سیستم کنترل کارآمد برای اداره موثر کانال های دبیرخانه و مکاتباتی هستند، اهمیت بالایی دارد. اینجاست که مدیریت بایگانی و سیستم دبیرخانه وارد عمل می شود.

مکاتباتی مانند ایمیل ها، نامه ها، فکس ها، صورت حساب ها و موارد دیگر، هسته اصلی فعالیت های روزمره در یک سازمان دولتی هستند. با این حال، پیگیری و پاسخگویی به موقع به این مکاتبات یک وظیفه است.

لحظه ای که این مکاتبات دریافت می شوند، نیاز به اقدام مناسبی دارند که می تواند هدایت آن‌ها به فرد یا بخش مربوطه، ارسال پاسخ یا بایگانی آن‌ها باشد. نحوه مدیریت این مکاتبات و ارتباطات، مستقیماً بر اثر بخشی یک سازمان تاثیر می گذارد.

سیستم دبیرخانه
سیستم دبیرخانه

بنابر مطالعات انجام شده، کارمندان بخش بایگانی، حدود ۲٫۵ ساعت در روز یا تقریباً ۳۰ درصد از روز کاری خود را صرف جستجوی اطلاعات می کنند.

با در نظر گرفتن متوسط حقوق سالانه، ناتوانی در یافتن بازیابی اسناد برای سازمان، هزینه بسیاری برای شرکت ها خواهد داشت. براساس زمان زیادی که کارکنان برای دوباره کاری و ارسال مکاتبات صرف می کنند، مبلغ زیادی از هزینه های شرکت هدر می رود.

سیستم دبیرخانه و مدیریت بایگانی چیست؟


دبیرخانه و مدیریت بایگانی در سازمان، فرآیند دریافت، ثبت، پردازش مناسب، پاسخگویی و ایجاد یک دنباله مشخص از مکاتبات و نامه های دریافتی است. سیستم دبیرخانه و مدیریت بایگانی برای ردیابی کلیه مکاتبات تجاری ورودی و خروجی یک سازمان و در دسترس قرار دادن آن برای همه کاربران برنامه با توجه به نقش و میزان دسترسی آنها، استفاده می شود.

یک سیستم دبیرخانه و مدیریت بازرگانی خوب ابزار الکترونیکی لازم برای ذخیره، بازیابی و مسیریابی مکاتبات جهت بررسی را فراهم می کند. چنین سیستم هایی توانایی مدیریت کارآمد و موثر حجم عظیمی از مکاتبات را هم به صورت الکترونیک و هم به صورت کاغذی، پستی، فکس و سایر روش های سنتی را ایجاد می‌کند.

سیستم دبیرخانه و مدیریت بایگانی، کار ایجاد، مونتاژ و تحویل مکاتبات تجاری ایمن، شخصی شده و تعاملی را متمرکز و مدیریت می کند. این کار سازمان ها را قادر می سازد تا به سرعت مکاتبات را از محتوای از پیش تایید شده و محتوای سفارشی در یک فرآیند ساده را از ایجاد تا آرشیو، جمع آوری کنند.

در نتیجه مشتریان ارتباطات مناسب را در زمان مناسب و به روش درست، به موقع، دقیق، راحت، ایمن و مرتبط دریافت می کنند. این امر به کسب و کارها امکان می دهد تا ارزش تعامل با مشتری را به حداکثر رسانده و هزینه ها و ریسک های مرتبط با یک فرآیند نسبتاً پیچیده را به حداقل برسانند.

ویژگی های سیستم دبیرخانه و مدیریت بایگانی


یک سیستم دبیرخانه و مدیریت بایگانی cms با ساده سازی ارتباطات داخلی و خارجی سازمان، بهره وری و کارایی را افزایش داده و مقامات را قادر می سازد تا وظایف مهم تری را به شیوه ای سازنده انجام دهند.

ویژگی های سیستم دبیرخانه
ویژگی های سیستم دبیرخانه

برخی از ویژگی های سیستم مدیریت بایگانی و دبیرخانه به شرح زیر است:

مکاتبات مبتنی بر کاغذ همچنان بخش عمده ای از مکاتبات تجاری را تشکیل می دهد. اگر چه در حال کاهش است، اما سیستم دبیرخانه باید توانایی ضبط مکاتبات کاغذی ورودی و همچنین مکاتبات دیجیتال را داشته باشد.

ذخیره سازی مکاتبات

یک روش برای مدیریت مکاتبات باید بتواند مکاتبات ورودی و خروجی را به شیوه ای ایمن و صحیح ذخیره کند. همچنین، برخی از مکاتبات باید مطابق با مقررات درون صنعت برای اهداف حسابرسی مدیریت شوند.

مدیریت فرآیندها

یک سیستم دبیرخانه و مدیریت بایگانی باید بتواند مکاتبات را به مناسب ترین فرد در یک سازمان برای پردازش هدایت کند.

مدیریت ارتباطات

این سیستم باید بتواند ارتباط خروجی را، چه در حالت کاغذی چه در قالب ایمیل، ایجاد کند و خروجی باید با نیازهای شخصی که برایش ارسال می شود، شخصی سازی شود.

ادغام سیستم دبیرخانه

معمولاً مکاتبات باید در چارچوب یک سیستم مدیریت محتوای سازمانی مشاهده شود. بنابراین این سیستم دبیرخانه باید دارای قابلیت ادغام با آنها را داشته تا در صورت لزوم با سیستم مدیریت سازمانی ادغام شود.

اطلاعات مدیریت

در حال حاضر سازمان ها، عملکرد محدودی در برخورد با مکاتبات تجاری دارند. سیستم دبیرخانه و مدیریت بازرگانی نیاز به ارائه این اطلاعات دارد تا بتوانند عملکرد خود و همچنین خدمات به مشتریان خود را بهبود بخشند.

نرم افزار سیستم دبیرخانه و مدیریت بازرگانی


نرم افزار سیستم دبیرخانه و مدیریت بازرگانی پلتفرمی واحد برای مدیریت تمام مکاتبات فراهم می کند. شرکت برنامه نویسان نو اندیش پاسارگاد با طراحی برنامه های سازمانی در کنار نرم افزار قرض الحسنه می تواند به شما در مدیریت صحیح سازمان و شرکت کمک کند، با ما تماس بگیرید.

این پلتفرم که روی یک پلتفرم کد پایین ساخته شده است و پلتفرم های مدیریت فرآیند کسب و کار BPM و مدیریت دبیرخانه و اسناد را در برمی گیرد، با خودکارسازی مراحل کلیدی مدیریت مکاتبات، عملیات روزمره را در تمام سطوح سلسله مراتب اداری تغییر می دهد.

سیستم دبیرخانه و مدیریت بایگانی ساخته شده روی یک پلتفرم اتوماسیون با کد پایین، خدمات محتوای متنی و قابلیت های اتوماسیون دیجیتال هوشمند را ارائه می کند، استانداردسازی را تضمین کرده و مقیاس پذیری و انعطاف پذیری را برای برآورده کردن نیازهای سازمان ارائه می دهد.

این سیستم یک نمای یکپارچه از تمام مکاتبات ارائه می دهد، امنیت اطلاعات را تضمین کرده و از دریافت چند کاناله فرمت های مختلف مکاتبات پشتیبانی می کند. علاوه براین با قابلیت های یکپارچه سازی گسترده خود امکان ادغام شدن با سیستم ها و برنامه های شخص ثالث را فراهم می کند.

مکاتباتی که به اشکال مختلف و از منبع متفاوتی منشاً می گیرند، ضبط و به فایل ها و اسناد الکترونیکی تبدیل شده و در نهایت به مقامات بخش مربوطه ارسال می شوند. تمام تصمیمات/ نظرات/یادداشت های رؤسا در پرونده ثبت می شود و برای همیشه دست نخورده باقی می ماند.

مکاتبات را می توان در یک منبع مرکزی بایگانی کرده و در هر زمان برای گرفتن تصمیمات آگاهانه به آنها دسترسی داشت. برچسب گذاری آنها ردیابی بی درنگ و گزارش های وضعیت درخواستی سریع را تضمین می کند. این روش استفاده از نرم افزار سیستم دبیرخانه و مدیریت بایگانی با ساده کردن چرخه عمر مکاتبات از ایجاد تا بایگانی، محیط کاری بدون کاغذ را تسهیل می کند به کاربران اجازه می دهد مکاتبات را با بخش های داخلی و خارجی به اشتراک بگذارند.

دیدگاه‌ خود را بنویسید

با امتیاز دهی به ما در ارائه مقاله بهتر کمک کنید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

پیمایش به بالا