اهمیت بک آپ گیری در نرم افزار قرض الحسنه

بک آپ یا پشتیبان چیست؟

بک آپ یا پشتیبان، نسخه‌های کپی از فایل‌های مختلف هستند که معمولا در صورت از دست رفتن فایل‌های اصلی، استفاده می‌شود. همچنین گاهی اوقات پشتیبان‌گیری با اهدافی مانند ثبت داده‌های آماری، مطالعه یک رویداد در طول زمان، ایجاد سوابق زمانی و … انجام می‌شود. مزایای فراوان گرفتن بک آپ از داده‌ها سبب شده است تا امروزه همه سیستم‌های آنلاین و آفلاین سازمان‌ها و ادارات، برنامه‌های حسابداری، سیستم‌های فروشگاهی، سیستم‌های مراکز آموزشی، سیستم‌های بانکی و …، قابلیت backup را به عنوان یکی از بخش‌های بسیار مهم داشته باشند. نوع بک آپ گیری در نرم افزارها و سیستم‌های مختلف، با یکدیگر متفاوت است و هر سیستم متناسب با داده‌های خود، از سیستم پشتیبان گیری اختصاصی استفاده می‌کنند.

روش‌های بک آپ گیری در نرم افزار قرض الحسنه و حسابداری

۱. بک آپ گیری محلی

این روش شامل ذخیره‌سازی داده‌ها بر روی دیسک‌های سخت محلی، فلش مموری‌ها یا سایر دستگاه‌های ذخیره‌سازی قابل حمل است. این روش سریع و آسان است، اما ریسک‌هایی مانند از دست رفتن یا خرابی دستگاه‌ها را به همراه دارد.

۲. بک آپ گیری ابری

بک آپ گیری ابری شامل ذخیره‌سازی داده‌ها بر روی سرورهای خارجی است که از طریق اینترنت به آنها دسترسی پیدا می‌شود. این روش مزایای متعددی از جمله دسترسی آسان، امنیت بالا و محافظت در برابر حوادث فیزیکی دارد. از جمله سرویس‌های محبوب در این زمینه می‌توان به Google Drive، Dropbox و Microsoft OneDrive اشاره کرد.

۳. بک آپ گیری ترکیبی

بک آپ گیری ترکیبی به معنای استفاده از ترکیبی از روش‌های محلی و ابری است. این روش بهترین امنیت و انعطاف‌پذیری را فراهم می‌کند. به عنوان مثال، می‌توانید از داده‌های خود به صورت روزانه بر روی دستگاه‌های محلی بک آپ تهیه کنید و به صورت هفتگی یا ماهانه بک آپ‌های ابری نیز داشته باشید.

چرا بک آپ گیری در نرم افزار قرض الحسنه و حسابداری مهم است؟

گرفتن backup از دیتاهای مهم در همه سیستم‌ها از جمله نرم افزار حسابداری و قرض الحسنه مزایای زیادی به دنبال دارد که در ادامه مهم‌ترین آن‌ها را بررسی می‌کنیم.

• • بک آپ گرفتن مشکلات ناشی از خطاهای انسانی حل می کند

    خطاهای کارکنان، یکی از مشکلات رایج در کسب‌وکارها و سازمان‌ها هستند. ممکن است کارکنان به طور ناخواسته اطلاعات را در معرض تهدیدات سایبری قرار دهند یا آن‌ها را حذف کنند. اگر یکی از کارکنان اطلاعات مهم را حذف یا منتقل کند، ممکن است کسب‌وکار شما در معرض خطر قرار گیرد. با یک سیستم پشتیبان‌گیری مناسب، حتی اگر اطلاعات حذف شوند، می‌توانید به سرعت آن‌‎ها را بازیابی کنید.

  • سرقت اطلاعات و تهدیدات سایبری

    با گسترش دنیای دیجیتال و افزایش مزایای آن برای کسب‌وکارها، خطراتی که ممکن است از طریق این فضا برای آن‌ها ایجاد شود نیز در حال افزایش است. حملات هکری، ویروس‌ها و حملات باج افزاری، ممکن است داده‌های حساس شرکت‌ها را به طور مستقیم تهدید کنند. در صورتی که مدیران یا کارکنان به اشتباه روی لینک‌های مخرب کلیک کنند یا هکر‌ها به سیستم‌های مهم شما نفوذ کنند، اطلاعات حساس شما با خطر حذف یا رمزگذاری باج افزاری مواجه می‌شوند. پشتیبان گیری از داده‌ها سبب می‌شود که حتی در صورت حذف یا رمزگذاری اطلاعات مهم توسط باج افزارها، باز هم امکان بازیابی آن‌ها وجود داشته باشد.  در این مرحله خواندن مقاله “انواع طبقه بندی امنیت در نرم افزار صندوق قرض الحسنه” خالی از لطف نخواهد بود.

  • مشکلات سیستم‌ها

    کامپیوترها و سرورها تجهیزات حساسی هستند و عوامل مختلف مانند نوسانات برق، مشکلات سخت افزاری، شرایط‌های محیطی نامطلوب و … بر آن‌ها تاثیر می‌گذارند. این عوامل ممکن است به دلایل مختلف ایجاد شوند و تجهیزات سخت افزاری شرکت یا سازمان شما را تحت تاثیر قرار دهند. بک آب گیری در نرم افزار قرض الحسنه از اطلاعات مهم، ریسک از دست رفتن اطلاعات در صورت بروز مشکلات مختلف در سیستم‌ها را تا حد زیادی کاهش می‌دهد. سیستم پشتیبان گیری ابری، یکی از بهترین روش‌ها برای پیشگیری از این مشکلات است.

  • صرفه جویی در زمان و هزینه

    از دست رفتن داده‌ها، ممکن است هزینه‌های زیادی را برای کسب‌وکارها به دنبال داشته باشد. ایجاد دوباره پایگاه داده‌ها، علاوه بر زمان زیاد، هزینه‌هایی را نیز در پی دارد. بک آپ گرفتن از داده‌ها سبب می‌شود تا در صورت از دست رفتن آن‌ها، بدون نیاز به صرف هزینه یا زمان زیاد، در کمترین زمان دوباره به آن‌ها دسترسی پیدا کنید.

  • تضمین استمرار کسب و کار

    بک آپ گیری مناسب می‌تواند به شما اطمینان دهد که در صورت بروز هرگونه حادثه‌ای، کسب و کار شما به سرعت به حالت عادی بازگردد. این امر موجب کاهش زمان بیکاری و جلوگیری از خسارات مالی می‌شود.

پشتیبان گیری در نرم افزار قرض الحسنه از چه اطلاعاتی انجام شود؟

تقریبا تمام اطلاعاتی که در سیستم‌های حسابداری و قرض الحسنه ثبت و ذخیره می‌شوند، قابل پشتیبان گیری هستند. در ادامه مهم‌ترین اطلاعاتی که از آن‌ها پشتیبان گرفته می‌شود را بررسی می‌کنیم.

• • اطلاعات مشتریان: صندوق‌های قرض الحسنه معمولا اطلاعاتی مانند نام و نام خانوادگی، کد ملی، تاریخ تولد، شماره تلفن، اطلاعات بانکی و … را ذخیره می‌کنند. این اطلاعات در دیتابیس‌های نرم افزار صندوق قرض الحسنه و نرم افزارهای حسابداری ذخیره می‌شوند تا در زمینه‌های مختلف مورد استفاده قرار بگیرند. از دست رفتن این داده‌ها، روند کار صندوق قرض الحسنه را به طور کامل مختل می‌کند و به همین دلیل، لازم است از این داده‌ها backup گرفته شود.
  • اطلاعات تراکنش ها: اطلاعات دریافت و پرداخت، دسته دیگری از داده‌های مهم در نرم افزار صندوق‌های قرض الحسنه و حسابداری هستند. این اطلاعات در پیگیری امور و روندهای مالی صندوق‌های قرض الحسنه، نقش حیاتی دارند. اطلاعات تراکنشات در صورت بروز مشکل در روند امور مالی، در پیگیری مشکلات بسیار کاربردی هستند. در صورتی که این اطلاعات از بین بروند یا آسیب ببینند، روندهای مالی و اداری صندوق‌های قرض الحسنه با مشکلات جدی مواجه می‌شوند. به همین دلیل، پشتیبان گیری در نرم افزار قرض الحسنه از اطلاعات تراکنش‌ها بسیار ضروری است.
  • اطلاعات کارکنان: در هر شرکت یا سازمان، اطلاعات کارمندان مانند نام و نام خانوادگی، شماره تلفن، آدرس، اطلاعات شناسنامه‌ای، اطلاعات بانکی و … ثبت و نگهداری می‌شوند. حفاظت از اطلاعات کارمندان یکی از مهم‌ترین نکاتی است که مدیران سازمان‌ها و شرکت‌ها باید مدنظر قرار دهند. با گرفتن بک آپ از این داده‌ها، احتمال بروز مشکل در پیگیری امور کارکنان بسیار پایین می‌آید.

بهترین شیوه‌های پشتیبان گیری در نرم افزار قرض الحسنه

۱. برنامه‌ریزی منظم

برای اطمینان از اینکه همیشه یک نسخه پشتیبان به‌روز دارید، باید یک برنامه منظم برای بک آپ گیری داشته باشید. این برنامه باید شامل زمان‌بندی‌های مشخص برای بک آپ گیری‌های روزانه، هفتگی و ماهانه باشد.

۲. استفاده از بک آپ گیری اتوماتیک داخلی نرم افزارها

نرم افزارهای جامعی همچون نرم افزار تعاونی اعتبار پاسارگاد و نرم افزار مدیریت قرض الحسنه پاسارگاد، مجهز به سامانه پشتیبان گیری خودکار است. با اعمال تنظیمات مناسب در سامانه، بکاپ گیری خودکار در زمان‌بندی‌های مشخص روزانه، هفتگی و ماهانه انجام خواهد شد.

3. محافظت از بک آپ‌ها

بک آپ‌ها نیز مانند داده‌های اصلی نیاز به محافظت دارند. باید اطمینان حاصل کنید که بک آپ‌های شما در مکان‌های امن نگهداری می‌شوند و دسترسی به آنها محدود به افراد مجاز است. همچنین می‌توانید از رمزگذاری برای محافظت از اطلاعات حساس استفاده کنید. در صورت استفاده از سامانه بکاپ گیری خودکار پاسارگاد، بکاپ گیری در سرورهای مستقر در دیتا سنتر برج میلاد نگهداری می شوند که کاملا امن خواهند بود.

نتیجه‌گیری

شرکت دانش بنیان برنامه نویسان نواندیش پاسارگاد، انواع سامانه‌های دیجیتال، نرم افزاری و سخت افزاری را برای سازمان‌ها و کسب‌وکارهای مختلف ارائه می‌دهد. همه محصولات شرکت پاسارگاد، از جمله نرم افزار صندوق قرض الحسنه، به سیستم‌های پشتیبان گیری مجهز هستند تا به صورت خودکار یا دستی از اطلاعات مهم و حساس، نسخه بک آپ تهیه کنند. به این ترتیب، خطر از دست رفتن اطلاعات در سیستم‌های شرکت پاسارگاد تا حد زیادی کاهش می‌یابد.

سوالات متداول

۱. چرا بک آپ گیری در نرم‌افزار قرض‌الحسنه و حسابداری مهم است؟

بک آپ گیری در نرم افزار قرض الحسنه از داده‌ها به جلوگیری از از دست رفتن اطلاعات مهم در صورت بروز مشکلات فنی، خرابی سیستم، یا حملات سایبری کمک می‌کند. این اقدام امنیت اطلاعات و تداوم کسب‌وکار را تضمین می‌کند.

۲. هر چند وقت یکبار باید بک آپ گرفته شود؟

توصیه می‌شود بک آپ گیری به صورت روزانه انجام شود. بسته به حجم تراکنش‌ها و میزان اهمیت داده‌ها، ممکن است نیاز به بک آپ گیری مکررتر نیز باشد.

۳. بهترین روش برای بک آپ گیری چیست؟

بهترین روش، استفاده از سامانه بک آپ گیری خودکار پاسارگاد است. در این سامانه طبق تنظیمات استاندارد و درخواستی شما، فرآیند بک آپ گیری روی دیتاسنترهای برج میلاد تهران انجام می شود.

۴. چه نوع داده‌هایی باید بک آپ گرفته شوند؟

تمامی داده‌های مالی، تراکنش‌ها، اطلاعات مشتریان، گزارشات حسابداری و هر نوع اطلاعات مهم دیگری که در نرم‌افزار ذخیره می‌شود، باید بک آپ گرفته شوند.

5. چه کسی مسئولیت بک آپ گیری را دارد؟

مسئولیت بک آپ گیری در نرم افزار قرض الحسنه باید به فرد یا تیم مشخصی واگذار شود که دارای دانش کافی در زمینه مدیریت داده‌ها و فناوری اطلاعات باشند. همچنین، باید رویه‌ها و دستورالعمل‌های مشخصی برای این فرآیند تدوین شود.

6. چه خطراتی در صورت عدم بک آپ گیری وجود دارد؟

در صورت عدم بک آپ گیری در نرم افزار قرض الحسنه، خطر از دست رفتن دائمی داده‌ها، اختلال در عملیات مالی و کسب‌وکار، و همچنین مشکلات قانونی و اعتباری وجود دارد.