جهان امروز، جهان اطلاعات و ارتباطات است. حفظ و نگهداری اطلاعات، نقشی مهمی و گاهی حیاتی در بسیاری از کسب‌وکارها دارد. اطلاعات مشتریان، داده‌های بانکی، اطلاعات پرداخت‌ها، اطلاعات مدیریتی و … برخی از انواع اطلاعات مهم در کسب‌وکارها به شمار می‌آیند. از دست رفتن هر نوع اطلاعات، متناسب با سطح اهمیت آن ممکن است روند کار یک کسب‌وکار یا سازمان را با مشکل مواجه کند. خوشبختانه از ابتدای ورود کامپیوتر به روند انجام امور اداری، سازمانی و مالی، راه حلی برای مشکل از دست رفتن داده‌ها در نظر گرفته شده است که این راه حل، بک آپ (backup) یا پشتیبان است. در ادامه قصد داریم ضمن آشنایی با بک آپ، اهمیت بک آپ گیری در نرم افزار قرض الحسنه و حسابداری را بررسی کنیم.

بک آپ یا پشتیبان چیست؟

بک آپ یا پشتیبان، نسخه‌های کپی از فایل‌های مختلف هستند که معمولا در صورت از دست رفتن فایل‌های اصلی، استفاده می‌شود. همچنین گاهی اوقات پشتیبان‌گیری با اهدافی مانند ثبت داده‌های آماری، مطالعه یک رویداد در طول زمان، ایجاد سوابق زمانی و … انجام می‌شود. مزایای فراوان گرفتن بک آپ از داده‌ها سبب شده است تا امروزه همه سیستم‌های آنلاین و آفلاین سازمان‌ها و ادارات، برنامه‌های حسابداری، سیستم‌های فروشگاهی، سیستم‌های مراکز آموزشی، سیستم‌های بانکی و …، قابلیت backup را به عنوان یکی از بخش‌های بسیار مهم داشته باشند. نوع بک آپ گیری در نرم افزارها و سیستم‌های مختلف، با یکدیگر متفاوت است و هر سیستم متناسب با داده‌های خود، از سیستم پشتیبان گیری اختصاصی استفاده می‌کنند.

فایل‌های بک آپ معمولا با فرمت .bak ذخیره می‌شوند، اما هر برنامه ممکن است فرمت ذخیره‌سازی خاص خود را داشته باشد. بسته به نوع و حجم داده‌هایی که از آن‌ها نسخه پشتیبان تهیه می‌شود، فایل بک آپ ممکن است از چند مگابایت تا چند گیگابایت فضا را اشغال کنند.

بک آپ‌ها چطور ذخیره می‌شوند؟

فایل‌های بک آپ پس از ایجاد، به شکل‌های مختلفی ذخیره می‌شوند. اولین و رایج‌ترین شیوه ذخیره‌سازی فایل‌های پشتیبان، به صورت آفلاین است. در این روش، فایل‌های پشتیبان بر روی حافظه داخلی کامپیوترها، فلش مموری‌ها یا هاردهای اکسترنال ذخیره می‌شود تا در صورت لزوم، به سرعت قابل دسترس باشد. مزیت این روش، دسترسی سریع به بک آپ‌ها بدون نیاز به اینترنت است. اما مشکلی که در این روش وجود دارد، امکان از دست رفتن فایل های backup در صورت آسیب دیدن وسیله ذخیره‌سازی (هارد اکسترنال، فلش مموری و …) است. همچنین مشکلاتی مانند سرقت یا مفقود شدن وسیله ذخیره‌سازی نیز وجود دارد.

یکی دیگر از روش‌های ذخیره‌سازی فایل‌های بک آپ، ذخیره‌سازی ابری است. در روش ذخیره‌سازی ابری، فایل‌های backup از طریق اینترنت در فضاهای ذخیره‌سازی ابری قرار داده می‌شوند. اجاره فضای ذخیره‌سازی ابری ممکن است هزینه‌هایی داشته باشد، اما مزیت سیستم‌های ذخیره‌سازی ابری، عدم نیاز به فضای فیزیکی، آسیب پذیری کمتر داده ‌ها و دسترسی به فایل‌های بک آپ از طریق اینترنت در هر زمان و مکان است.

چرا بک آپ گرفتن در نرم افزار های حسابداری و قرض الحسنه مهم است؟

گرفتن backup از دیتاهای مهم در همه سیستم‌ها از جمله نرم افزار حسابداری و قرض الحسنه مزایای زیادی به دنبال دارد که در ادامه مهم‌ترین آن‌ها را بررسی می‌کنیم.

بک آپ گرفتن مشکلات ناشی از خطاهای انسانی حل می کند

خطاهای کارکنان، یکی از مشکلات رایج در کسب‌وکارها و سازمان‌ها هستند. ممکن است کارکنان به طور ناخواسته اطلاعات را در معرض تهدیدات سایبری قرار دهند یا آن‌ها را حذف کنند. اگر یکی از کارکنان اطلاعات مهم را حذف یا منتقل کند، ممکن است کسب‌وکار شما در معرض خطر قرار گیرد. با یک سیستم پشتیبان‌گیری مناسب، حتی اگر اطلاعات حذف شوند، می‌توانید به سرعت آن‌‎ها را بازیابی کنید.

سرقت اطلاعات و تهدیدات سایبری

با گسترش دنیای دیجیتال و افزایش مزایای آن برای کسب‌وکارها، خطراتی که ممکن است از طریق این فضا برای آن‌ها ایجاد شود نیز در حال افزایش است. حملات هکری، ویروس‌ها و حملات باج افزاری، ممکن است داده‌های حساس شرکت‌ها را به طور مستقیم تهدید کنند. در صورتی که مدیران یا کارکنان به اشتباه روی لینک‌های مخرب کلیک کنند یا هکر‌ها به سیستم‌های مهم شما نفوذ کنند، اطلاعات حساس شما با خطر حذف یا رمزگذاری باج افزاری مواجه می‌شوند. پشتیبان گیری از داده‌ها سبب می‌شود که حتی در صورت حذف یا رمزگذاری اطلاعات مهم توسط باج افزارها، باز هم امکان بازیابی آن‌ها وجود داشته باشد.

مشکلات سیستم‌ها

کامپیوترها و سرورها تجهیزات حساسی هستند و عوامل مختلف مانند نوسانات برق، مشکلات سخت افزاری، شرایط‌های محیطی نامطلوب و … بر آن‌ها تاثیر می‌گذارند. این عوامل ممکن است به دلایل مختلف ایجاد شوند و تجهیزات سخت افزاری شرکت یا سازمان شما را تحت تاثیر قرار دهند. بک آب گیری از اطلاعات مهم، ریسک از دست رفتن اطلاعات در صورت بروز مشکلات مختلف در سیستم‌ها را تا حد زیادی کاهش می‌دهد. سیستم پشتیبان گیری ابری، یکی از بهترین روش‌ها برای پیشگیری از این مشکلات است.

صرفه جویی در زمان و هزینه

از دست رفتن داده‌ها، ممکن است هزینه‌های زیادی را برای کسب‌وکارها به دنبال داشته باشد. ایجاد دوباره پایگاه داده‌ها، علاوه بر زمان زیاد، هزینه‌هایی را نیز در پی دارد. بک آپ گرفتن از داده‌ها سبب می‌شود تا در صورت از دست رفتن آن‌ها، بدون نیاز به صرف هزینه یا زمان زیاد، در کمترین زمان دوباره به آن‌ها دسترسی پیدا کنید.

از چه اطلاعاتی بک آپ گرفته می‌شود؟

تقریبا تمام اطلاعاتی که در سیستم‌های حسابداری و قرض الحسنه ثبت و ذخیره می‌شوند، قابل پشتیبان گیری هستند. در ادامه مهم‌ترین اطلاعاتی که از آن‌ها پشتیبان گرفته می‌شود را بررسی می‌کنیم.

اطلاعات مشتریان

صندوق‌های قرض الحسنه معمولا اطلاعاتی مانند نام و نام خانوادگی، کد ملی، تاریخ تولد، شماره تلفن، اطلاعات بانکی و … را ذخیره می‌کنند. این اطلاعات در دیتابیس‌های نرم افزار صندوق قرض الحسنه و نرم افزارهای حسابداری ذخیره می‌شوند تا در زمینه‌های مختلف مورد استفاده قرار بگیرند. از دست رفتن این داده‌ها، روند کار صندوق قرض الحسنه را به طور کامل مختل می‌کند و به همین دلیل، لازم است از این داده‌ها backup گرفته شود.

اطلاعات تراکنشات

اطلاعات دریافت و پرداخت، دسته دیگری از داده‌های مهم در نرم افزار صندوق‌های قرض الحسنه و حسابداری هستند. این اطلاعات در پیگیری امور و روندهای مالی صندوق‌های قرض الحسنه، نقش حیاتی دارند. اطلاعات تراکنشات در صورت بروز مشکل در روند امور مالی، در پیگیری مشکلات بسیار کاربردی هستند. در صورتی که این اطلاعات از بین بروند یا آسیب ببینند، روندهای مالی و اداری صندوق‌های قرض الحسنه با مشکلات جدی مواجه می‌شوند. به همین دلیل، بک آپ گیری از اطلاعات تراکنش‌ها بسیار ضروری است.

اطلاعات کارکنان

در هر شرکت یا سازمان، اطلاعات کارمندان مانند نام و نام خانوادگی، شماره تلفن، آدرس، اطلاعات شناسنامه‌ای، اطلاعات بانکی و … ثبت و نگهداری می‌شوند. حفاظت از اطلاعات کارمندان یکی از مهم‌ترین نکاتی است که مدیران سازمان‌ها و شرکت‌ها باید مدنظر قرار دهند. با گرفتن بک آپ از این داده‌ها، احتمال بروز مشکل در پیگیری امور کارکنان بسیار پایین می‌آید.

شرکت دانش بنیان برنامه نویسان نواندیش پاسارگاد، انواع سامانه‌های دیجیتال، نرم افزاری و سخت افزاری را برای سازمان‌ها و کسب‌وکارهای مختلف ارائه می‌دهد. سامانه‌های صندوق قرض الحسنه از مهم‌ترین محصولات این شرکت به شمار می‌آیند که نرم افزار قرض الحسنه یکی از این سامانه‌های کاربردی است. همه محصولات شرکت پاسارگاد، از جمله نرم افزار صندوق قرض الحسنه، به سیستم‌های پشتیبان گیری مجهز هستند تا به صورت خودکار یا دستی از اطلاعات مهم و حساس، نسخه بک آپ تهیه کنند. به این ترتیب، خطر از دست رفتن اطلاعات در سیستم‌های شرکت پاسارگاد تا حد زیادی کاهش می‌یابد.