آیا تصمیم دارید نرم افزار حسابداری شرکت خود را تغییر دهید؟ در این مقاله به ۴ مورد از انواع نرم افزارهای حسابداری پرداخته ایم و این که چه زمانی بهتر است آن را آپدیت کنیم. در ادامه به نکاتی در مورد بهبود استفاده از نرم افزار حسابداری شرکتی خواهیم پرداخت.
نرم افزار حسابداری نوع اول
نوع اول نرم افزارها شامل نرم افزارهایی است که محدوده وسیعی از عملکردها را پوشش می دهند و نیاز به زمان و انرژی بیشتری برای نگهداری دارند. اما این نرم افزارها ارزش دارند و می توانند انتقال های زیادی را پوشش دهند. از نمونه های خارجی این مدل نرم افزار می توان به SAP4 اشاره کرد.
نوع دوم
محصولات نرم افزاری ردیف ۲ همان کاری را انجام می دهند که برنامه های ردیف ۳ و ۴ انجام می دهند، اما معمولاً گستردگی آن ها در کل تجارت بیشتر است و عملکرد عمیق تری دارند. این محصولات مانند NetSuit هستند که شرکتی کمی بزرگتر از سایز متوسط‌اند و می توانند از این نوع استفاده کنند.
نوع سوم
برنامه های نرم افزاری نوع سوم به خوبی با نیازهای حسابداری مطابقت دارند، اما می توانند زمینه های دیگر سازمان را نیز مدیریت کنند. این نوع برنامه ها دارای بسته های حسابداری هستند و می توانند برای پاسخگویی به نیازهای چند شرکتی مقیاس بندی شوند، به علاوه دارای ویژگی هایی برای مدیریت ارز، موجودی کالا، تولید و خدمات هستند. Sage 100 یکی از نمونه های خوب این نوع نرم افزارها هستند.
نوع چهارم
نرم افزار نوع چهارم شامل برنامه ای مانند Quickbooks است. این نرم افزارها سنتی تر از بقیه هستند که برای مشاغل کوچکتر مفیدند. این برنامه ها می توانند حسابداری پایه را به خوبی انجام دهند، اما شرکت ها اغلب به انجام مراحل پیچیده تری مانند بسته شدن دوره ای حساب ها یا گزارش های مالی نیاز پیدا می کنند که از توانایی این نرم افزارها خارج است.
انواع دیگر نرم افزار حسابداری شرکتی
این چهار دسته جز اصلی ترین برنامه های برنامه ریزی منابع شرکتی هستند، که معاملات را ایجاد کرده و دفاتر حسابرسی شرکت ها را اداره می کنند. انواع دیگر نرم افزار حسابداری شرکتی نیز وجود دارند که برای سایر زمینه های حسابداری استفاده می شوند؛ مانند برنامه صدور صورتحساب ویژه یا اتوماسیون خدمات حرفه ای که برای پیگیری هزینه ها و صورتحساب خدمات شرکت تنظیم شده اند. همچنین نرم افزارهای برنامه ریزی و آنالیز مانند نرم افزار گزارش مالی نیز وجود دارند که از این بحث خارج هستند.
چه زمانی نرم افزار حسابداری شرکتی خود را به روز کنیم؟
بدانید که چه چیزی نیاز دارید.
مهم ترین نکته ای که باید قبل از به روز رسانی برنامه حسابداری خود و قبل از این که برای خرید اقدام کنید، بدانید، این است که چه چیزی نیاز دارید. حتما قبل از بررسی موارد دیگر مانند بودجه یا اندازه شرکت خود، به آن توجه کنید. توجه داشته باشید که شرکت شما چه چیزهایی نیاز دارد، سپس تحقیق کنید تا بفهمید چه برنامه هایی موجود است و چه کاری می توانند انجام دهند.
بررسی کنید که به شما در کوتاه مدت سودی می رساند یا خیر؟
قبل از این که نرم افزار حسابداری شرکت خود را به نرم افزار حسابداری شرکتی آپدیت کنید باید از خود بپرسید که آیا برای شرکت شما در کوتاه مدت سودی خواهد رسید. اجرای نرم افزار حسابداری شرکتی ممکن است برای کارکنان استرس آور باشد، پس بهتر است ایده ای از نتیجه کار را بدانند، که این کار برای آن ها کارایی بیشتر داشته یا فرآیند بهتری دارد.
آیا برنامه جدیدی را پشتیبانی می کند؟
وقتی با مشتریانی کار می کنیم که به فکر به روز رسانی سیستم حسابداری خود هستند، یک نکته که به آن‌ها توصیه می کنیم، این است که چند سوال اساسی را از خود بپرسند، از جمله:
- آیا داشتن نرم افزار جدید برای شرکت شما مناسب است؟
- این نرم افزار برای افراد داخل شرکت مفید است؟
- آیا نیروی انسانی برای پشتیبانی از برنامه جدید را دارید و می توانید آن را اجرا کنید؟
آیا استفاده از نرم افزار فعلی برای کاربران مشکلی ایجاد می کند؟
ببینید به عنوان یک شرکت در کجا قرار گرفته اید؛ سپس تصمیم به نصب نرم افزار جدید بگیرید. اگر قرار است به زودی کار خود را گسترش دهید، پس الان زمان تغییر نرم افزار حسابداری است. استفاده از نرم افزار حسابداری قدیمی می تواند برای کارکنان استرس زا باشد. در این حالت بهتر است نرم افزار حسابداری شرکتی جدید را هرچه سریع‌تر نصب کنید.
آیا کارکنان شما برای گرفتن داده ها زمان زیادی صرف می کنند؟
نگاهی به کارکنان خود در شرکت بیاندازید. آیا هرکدام باید زمان و انرژی زیادی صرف کنند تا داده را از برنامه استخراج کنند و درون اکسل قرار دهند؟ آیا کارمندان حسابداری باید به اپ برای جمع کردن اطلاعات مراجعه کرده و سپس به ایمیل خود مراجعه کنند تا مشخص شود که آخرین باری که با مشتری صحبت کرده اند چه زمانی بوده است؟ اگر تصمیم دارید کارمندان را تنها درصد کمی کارآمدتر کنید، آپدیت نرم افزار حسابداری شرکتی گزینه خوبی خواهد بود. برنامه هایی مانند اکسل و quickbooks عملکرد شگفت انگیز و عالی دارند، تا زمانی که دیگر برای شما فایده ای نداشته باشند. باید بدانید که چه زمانی نیاز است که نرم افزار حسابداری شرکتی خود را به روز کنید.
اگر همه موافق نیستند، انجام ندهید.
یکی از مهمترین توصیه هایی که به مشتریان می کنیم همین است. اگر کاملا از این که تغییر ایجاد کنید مطمئن نیستید، نرم افزار حسابداری شرکتی خود را آپدیت نکنید. این بدین معنی نیست که تمام افراد درون شرکت موافق باشند، اما افراد کلیدی درون سازمان باید از این تغییر آگاه باشند. آپدیت نرم افزار حسابداری شرکتی را تنها به این خاطر که شرکتی دیگر انجام داده، انجام ندهید. اگر نیازی به تغییر ندارید، تغییری ایجاد نکنید.
نکاتی برای نصب و اجرای راحت‌تر نرم افزار حسابداری شرکتی
اگر نیازهای شرکت خود را بررسی کردید و تصمیم گرفته اید که نرم افزار خود را به روز کنید، چندین مرحله وجود دارد که به شما برای اجرای صحیح آن اطمینان می دهد.
بر مسائل پایه ای تمرکز کنید.
برخی از نمونه های نرم افزار حسابداری شرکتی می تواند کارهای زیادی انجام دهد، آن‌ها عملا می توانند بستر کار را برای شما بسازند. ابتدا روی اصول کار تمرکز کنید و منتظر بمانید تا بعدا روی موارد دیگر کار کنید.
یک مشاور خبره استخدام کنید.
یک مشاور با تجربه به شما در انجام سریع‌تر کارها و دستیابی به نتیجه بهتر کمک خواهد کرد. مشاوری را استخدام کنید که صنعت شما و همچنین برنامه ای را که انتخاب کرده اید درک کند.
یک متخصص درون شرکت خود داشته باشید.
هر پروژه پیاده سازی، به شخصی در سازمان شما نیاز دارد که آن را به خوبی درک کند. شخصی که بتواند پروژه را تا انتها پیش ببرد. این شخص می تواند مدیر مالی نباشد اما باید یک مدیر پروژه قوی باشد که بتواند منابع لازم برای انجام آن را بشناسد.
شرکت برنامه نویسان نو اندیش پاسارگاد متخصص در زمینه حسابداری، نرم افزارهای حسابداری، نرم افزار قرض الحسنه و نرم افزارهای تعاونی اعتبار، به مشتریان در صنایع مختلف کمک کرده تا نرم افزار حسابداری خود را نصب کرده و به روز کنند. اگر به کمک نیاز دارید، همین امروز با ما تماس بگیرید.