اهمیت مدیریت زمان در محیط کاری

یکی از عواملی که بر عملکرد و بهره وری شما در محل کار تاثیر می گذارد، مدیریت زمان است. این کار شما را به یک کارمند کارآمد تبدیل کرده و باعث می شود که به تمام ددلاین ها برسید. همچنین کاری با کیفیت را تحویل دهید.

با مدیریت زمان خود در محل کار می توانید به اهداف خود در زمان و با تلاش کمتری برسید. اما اگر در محل کار، مدیریت زمان ضعیف‌تری دارید، ممکن است منجر به موارد زیر شود:

• اهمال کاری
• نشان از حرفه ای نبودن
• بالا رفتن استرس های ناخواسته
• گذشتن از ددلاین ها و از دست رفتن جلسات
• عدم تعادل بین کار و زندگی
• جریمه های مالی

اهمیت مدیریت زمان

---

دلایل زیادی وجود دارد که چرا مدیریت زمان اهمیت بالایی دارد. مدیران باید بهره وری کارمندان خود را بالا بره و مطمئن شوند که بهترین خود را ارائه دهند.

ارسال به موقع کار

منظم کردن ددلاین ها یا چهارچوب های زمانی برای کارهایی که روی آن ها کار می کنید، به شما کمک می کند تا آن‌ها را سر موقع تمام کنید. این کار بهره وری و کارآمدی کارتان را بالاتر می برد.

کار با کیفیت بالا

کارفرماها معمولاً تنها به وقت شناسی شما کاری ندارند، بلکه کیفیت کاری نیز برای آن ها مهم است. اگر زمان خود را به خوبی مدیریت کنید و فعالیت های مهم کار خود را در اولویت قرار دهید، این اولویت بندی به شما کمک می کند که در کارهای ضروری تمرکز کنید، بدین ترتیب می توانید کیفیت آنها را نیز بالا ببرید.

 با تلاش کمتر، نتیجه بهتری بدست می آورید.

اگر یاد بگیرید که زمان خود را کنترل و مدیریت کنید، توانایی تمرکز شما نیز بهبود می یابد. اگر بهتر فوکوس کنید، کارایی شما نیز بالاتر می رفته و چون کارها را به آرامی پیش می برید، با تلاش کمتر نتیجه بهتری می گیرید.

افزایش توانایی تصمیم گیری

اگر شما از تکنیک های زمان بندی با فهرست کارها و نرم افزارهای آن استفاده کنید، متوجه خواهید شد که مهارت‌های عالی مدیریت زمان می تواند به شما در تصمیم گیری بهتر کمک کند. اگر زمان کافی نداشته باشید و مجبور شوید که تصمیمی بگیرید، اینکه این تصمیم گیری سریع، باعث شود که گزینه های جانبی را در نظر نگیرید و تصمیم اشتباهی داشته باشید، بالا می رود.

با مدیریت موثر زمان، می توانید این که برای تصمیم گیری تحت فشار هستید را از روی خود برداشته و تصمیم گیری های اشتباه را کاهش دهید.

بازدهی بالاتر

بالا بردن مهارت های مدیریت زمان، بهره وری کارمندان را بالاتر برده و همین کار گاهی منجر به بدست آوردن درآمد بیشتر می شود. این مهارت ها به شما کمک می کند تا وظایف کاری را سریعتر و بدون کاهش کیفیت انجام دهید؛ کارهای ضروری را سریعتر انجام داده و درآمد بیشتری کسب کنید.

اهمال کاری کمتر

اهمال کاری باعث می شود که افراد کار خود را به موقع انجام ندهند. مدیریت زمان به این معنا نیست که در زمان کمتری کارهای بیشتری انجام دهید. بلکه میل به تاخیر و تعلل در انجام کارهای مهم را کاهش می دهد.

داشتن مدیریت زمان مناسب به شما این امکان را می دهد که هوشمندانه تر کار کنید نه سخت تر. با حصول اطمینان از اینکه شما با داشتن لیست کارها و یا استفاده از نرم افزارها، وظایف مشخص را دسته بندی کرده  که باید در زمان معینی نیز تمام شوند، همین کار اهمال کاری را از بین می برد.

استفاده از سیستم های اتوماسیون اداری برای بهبود عملکرد

---

طبق گفته IBM، اتوماسیون، به کارگیری فناوری، اپلیکیشن ها، روباتیک یا فرآیندها برای دستیابی به نتایج عالی با دخالت حداقلی انسانی است. بهره وری از سیستم اتوماسیون اداری در واقع روشی برای مدیریت زمان و بالا بردن بهره وری روزانه در ادارات و محیط کار است.

سیستم اتوماسیون اداری کارها را ساده کرده، خطای انسانی را کاهش داده و کارهای وقت گیر را که هزینه و زمان زیادی نیاز دارند را حذف می کند.

این سیستم اتوماسیون اداری شامل انواع نرم افزارها و سخت افزارهایی است که کار جمع آوری، ذخیره، تغییر و انتقال اطلاعات اداری مورد نیاز برای انجام کارهای اساسی و مهم شرکت به صورت دیجیتال را به عهده می گیرد.

در این بخش به اهمیت نرم افزار اتوماسیون اداری و تاثیر آن بر مدیریت زمان کارهای اداری می پردازیم.

تاثیراتی که یک سیستم اتوماسیون اداری با مدیریت زمان بر فر آیندهای کاری شرکت می گذارد، شامل موارد زیر است:

1. ذخیره سازی هوشمند اطلاعات
2. مدیریت داده ها
3. به اشتراک گذاری داده ها
4. دقت بالا
5. کاهش هزینه ها

ذخیره سازی هوشمند اطلاعات

هر سیستم مدیریت اسناد مدرن برای پیشبرد چندین هدف طراحی شده است. هدف اصلی جایگزینی سیستم های قدیمی بوده و در عین حال کاربر نهایی می تواند بهتر روی آن کنترل داشته باشد. در اینجا برخی از رایج ترین فواید ذخیره سازی هوشمند ذکر شده است:

• ایجاد فایل و اسناد
• ویرایش اطلاعات در صورت نیاز
• ذخیره و اشتراک تغییرات با ذینفعان

چه اسناد استاندارد، چه فایل های pdf و چه شیت ها یا عکس هایی باشد که بخواهید مدیریت کنید، توانایی کنترل کردن آن به صورت اتوماتیک، اهمیت بالایی دارد. بدین ترتیب اطلاعات زیادی که می خواهید را به صورت اتومات ذخیره کرده، بازیابی یا به اشتراک می گذارند و بدین ترتیب بر زمان کاری شما موثر خواهند بود. این سیستم مدیریت اسناد نیاز به سیستم های داخلی سنتی تر را که ممکن است قدیمی شده باشند، کاهش می دهد.

مدیریت دقیق داده ها

علم این که چگونه کار اداری را اتومات کرده، شامل تکنیک های مدیریت داده می شود. توجه داشته باشید که کنترل اطلاعات با تولید و بازی کردن داده ها فرق دارد؛ اما به مدیران کمک می کند تا در زمان واقعی روی داده ها نظارت داشته باشند. سیستم مدیریت صورتحساب ها، تفویض وظایف و یادآوری ها نمونه های انگشت شماری از آنچه اتوماسیون اداری می تواند جهت بهبود مدیریت زمان ارائه دهد، هستند.

 این عوامل بر شرکت های بزرگ و کوچک به یک میزان موثر خواهند بود. خطاهای سیستم های قدیمی نه تنها زمان و انرژی را هدر می دهد بلکه اعتبار شرکت و برند را نیز زیر سوال می برد.

به اشتراک گذاری اطلاعات

اطلاعات را می توان تنها با کلیک روی یک دکمه به اشتراک گذاشت. این اپلیکشن ها معمولا اطلاعات را بین دو گروه یا بیشتر در محیط کاری به اشتراک می گذارند، به همین ترتیب در مدیریت زمان و انرژی بسیار موثر و کارآمدند.

دقت بالا

در شرکت ها و کارهای اداری بزرگ، معمولا حتی یک خطای کوچک می تواند تاثیر بدی بر اعتبار شرکت بگذارد یا حداقل زمان و انرژی زیادی را برای حل آن از شما بگیرد. سیستم های اتوماسیون اداری این خطاها را کم کرده و دقت را بالا می برند. اپلیکشن ها معمولاً از انسان ها کم خطاتر بوده و کار تجزیه و تحلیل داده ها را ساده تر و دقیق تر انجام می دهند.

کاهش هزینه ها

وقت طلاست. بنابراین می توان گفت سیستم اتوماسیون اداری با مدیریت بهتر زمان در واقع باعث کاهش هزینه ها می شود. کارهای پیچیده ای که ممکن است به یک تیم اختصاصی داخلی نیاز داشته باشند را می توان توسط نرم افزار اتوماسیون اداری برون سپاری کرد، نسخه های چاپی و کاغذی را کاهش داده و نیاز به آموزش را نیز به حداقل رساند. این موارد می تواند هزینه ها را کاهش داده و در طول زمان سود حاشیه ای بالاتری را کسب کند.