در این دوره پاندمی، که ماندن در خانه امن تر است، به دلیل قرنطینه جهانی، کارمندان مجبور به کار در خانه شده اند. یکی از بزرگترین مشکلات برای کسب و کارها این بوده که زمان کاری کارمندان خود را مدیریت کنند و زمان حضور و غیاب در این دوره در پیشبرد کاری شرکت ها اهمیت بیشتری پیدا کرده است. برای همین تکنولوژی یک راه حل خوبی را ارائه داده است. نرم افزار حضور غیاب که برای کنترل ساعت ها و روزهای کاری کارمندان به کار برده می شود و توسط آن حقوق نیز محاسبه خواهد شد.

نرم افزار حضور و غیاب چیست؟

نرم افزار حضور و غیاب ابزاری است که برای ردیابی زمان حضور و غیاب اعضای تیم و بهینه سازی ساعت کارکنان طراحی شده است. این ابزار همچنین سوابق حقوق و دستمزد را مدیریت می کند.

نرم افزار ردیاب زمان بندی به مدیریت نرم افزارهای متنوع برای به حداکثر رساندن جریان نقدی و به حداقل رساندن هزینه ها، کمک می کند. این نرم افزار حضور و غیاب می تواند اطلاعات ضروری حقوق و مالیات بر درآمد را نیز ثبت و بایگانی کند.

یک نرم افزار پیشرفته حضور و غیاب خوب دارای ویژگی های زیر است:

• پیگیری زمان ورود و خروج کارمندان
• محاسبه و مدیریت حقوق
• پرداخت حقوق اتوماتیک
• برابر قوانین و سیاست های دولتی
• کم کردن میزان خطاهای دفترداری
• ارائه گزارش ها به صورت نمودار، چارت و گراف
• قابل هماهنگی با دیگر نرم افزارهای دفتری مانند نرم افزار مدیریت کسب و کار و نرم افزار حقوق و دستمزد

چرا نرم افزار حضور و غیاب؟

کارمندان، سرمایه ای برای کسب و کارها هستند. بدون تیم بازاریابی، فروش و تولید، هیچ شرکتی سرجای خود باقی نمی ماند. یکی از راه های تشویق کردن کارمندان این است که براساس عملکردشان و براساس زمان حضور و غیاب و نوع کارشان این کار را انجام دهید. نرم افزار حضور و غیاب می تواند به شرکت ها برای بهتر شدن میزان فروش، توانایی کاری کارمند، نیاز به گسترده تر کردن یک تیم و غیره کمک کند.

نرم افزار حضور و غیاب به مدیر شرکت کمک کرده تا بفهمد چه زمان هایی غیبت بیشتر یا کمتر است و چگونه این زمان ها را مدیریت کند. در زمانی مانند الان که بسیاری از کارمندان از درون خانه کار می کنند، نرم افزار حضور و غیاب می تواند به کارمندان کمک کرده تا زمانی بیش از آنچه باید، به کار اختصاص دهند. همچنین ترکیب این نرم افزار با نرم افزار مدیریت کسب و کار و حقوق و دستمزد، می تواند در هزینه و وقت شما صرفه جویی کند. علاوه بر این موارد، این نرم افزار می تواند به شما کمک کرده تا از این که همه کارمندان با یک سرعت مشخص عمل می کنند، اطمینان حاصل کنید.

ویژگی های اصلی نرم افزار

در زیر برخی از ویژگی های لازم برای نرم افزار حضور و غیاب آورده شده است:

زمان ورود و خروج

ویژگی اصلی برنامه حضور و غیاب ثبت زمان ورود و خروج کارمندان است. این نرم افزار می تواند توسط کارت های مغناطیسی، پین ها، اثر انگشت یا اسکن بیومتریک ورود و خروج را ثبت کند.

زمان بندی انعطاف پذیر

نرم افزار حضور غیاب باید در ثبت زمان انعطاف پذیر باشد. این نرم افزار می تواند زمان کاری کارمندان را بهتر ثبت کند. همچنین باید توانایی تنظیم و مدیریت چندین نوع مختلف زمان بندی را داشته باشد.

مدیریت حضور و غیاب

نرم افزار حضور و غیاب باید قابلیت مدیریت حضور و غیاب را نیز داشته باشد. باید به مدیران در مورد غیبت هشدار بدهد و مدیر بتواند به راحتی ببیند که چه کسی داخل یا خارج شده است. همچنین مدیر می تواند دلایل غیبت را نیز ردیابی کند.

انطباق با مقررات

برنامه حضور و غیاب باید قابلیت انطباق نظارتی با سیاست های داخلی را داشته باشد. باید زمان مرخصی ها را کنترل کرده و اطلاعات را برای گزارش ها ضبط کند. همچنین اگر گزارشات با قوانین هماهنگ نباشد، باید بتواند آن را به مدیریت اطلاع دهد.

قابلیت هماهنگی با گوشی

یک شرکت ممکن است الگوی کاری متنوعی داشته باشد. برخی از کارمندان آن ممکن است با گوشی یا با کامپیوتر به این نرم افزار دسترسی داشته باشند. همچنین نمونه گوشی می تواند از طریق GPS محل کارمند را چک کند.

حذف ورودی های دوگانه

بعضی مواقع کارمندان به اشتباه یا به هر دلیلی دو بار انگشت در یک زمان می کشند که می تواند باعث ایجاد اشکال شود، ولی یک نرم افزار می تواند توانایی حذف این ورودی های دوگانه را داشته باشد.

گاهی نیز پیش می آید که کارمند هنگام ورود، زدن ورودی کار خود را فراموش می کند یا حتی زمان خروج نیز کارت نمی کشد؛ در این گونه مواقع، یک نرم افزار پیشرفته حضور و غیاب، آلرتی به مدیریت یا حتی به کارمند می فرستد تا او را آگاه کرده و با این کار میزان خطاها را کاهش خواهد داد.

تنظیمات براساس سیاست ها

کارمندان مستحق استراحت، حقوق، اضافه کار یا مرخصی هایی به دلیل بیماری یا مسافرت هستند. گاهی نیز برخی از کارمندان یکسری حقوق را دارند و مابقی آن را ندارند؛ این نرم فزار باید قابلیت این تنظیمات را داشته باشد

گزارش دهی

نرم افزار پیشرفته حضور و غیاب می تواند گزارش های دستی با جزئیات سفارشی سازی شده را برای شما فراهم کند. این نرم افزار می تواند اطلاعات مختلفی مانند دید نسبت به ساعت های کار، الگوهای شیفتی و یا حتی پیشنهاداتی برای بهتر شدن ساعات کاری را گزارش بدهد.