هر دپارتمان از فروش گرفته تا منابع انسانی برای انجام مسئولیت های شغلی خود باید داده ها، مدارک و سایر اطلاعات ورودی را مدیریت کند. مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPM وظایف تکراری را به صورت اتوماتیک کمتر کرده و حتی حذف می کند تا به این ترتیب وظایفی که گاهی خط تولید شما را مسدود می کند، کاهش دهید. مدیریت فرآیند کسب و کار دریچه ای کاملا شفاف برای ورود به تمام این فعالیت های متفاوت است که تمام عملکردهای سازمان را یک جا به صورت واحد، خودکار و بر پایه فرایند پروسه گرد هم می آورد.
مفهوم و اهمیت مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM)
مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) یک رویکرد جامع به مدیریت و بهینه‌سازی فرآیندهای کلیدی سازمان است که به افزایش کارآمدی، کیفیت خدمات، و انعطاف‌پذیری سازمان کمک می‌کند. این روش، به وسیله شناسایی، مدل‌سازی، تحلیل، و بهبود فرآیندهای کسب و کار، بخش‌های مختلف یک سازمان را به هم متصل می‌کند و بهبودهای قابل‌توجهی را در عملکرد کلی سازمان ایجاد می‌کند. BPM نه تنها به کاهش هزینه‌ها و زمان مورد نیاز برای انجام فعالیت‌های مختلف کمک می‌کند، بلکه به ارتقای توانایی سازمان در پاسخ به تغییرات بازار، تقاضاهای مشتریان، و نیازهای صنعتی نیز کمک می‌کند.
اثرات مدیریت فرآیند کسب و کار در انواع دپارتمان‌ها
مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) تأثیرات گسترده‌ای را در انواع دپارتمان‌های سازمانی ایجاد می‌کند. در دپارتمان فروش و بازاریابی، BPM باعث افزایش چشمگیر در شانس‌های حفظ مشتریان و بهبود کارایی فرآیندهای فروش می‌شود. در حسابداری، BPM باعث کاهش هزینه‌ها، بهبود مدیریت مالیاتی، و سهولت در پردازش فاکتورها می‌شود. همچنین، در دپارتمان منابع انسانی، BPM باعث افزایش کارایی در جذب و انتخاب کارکنان با استفاده کمتر از منابع زمانی و مالی می‌شود. در مجموع، BPM با ایجاد هماهنگی بین انواع دپارتمان‌ها و بهبود عملکرد آن‌ها، به بهبود کلی عملکرد سازمان کمک می‌کند.
نمونه هایی از فرآیندهای قابل تکرار
تیم های فروش و بازاریابی
این دپارتمان ها می دانند که به دست آوردن یک مشتری جدید ۵ تا ۲۵ برابر گران تر از حفظ مشتری است. اما آماده سازی قراردادها و تایید محتوایی که کند پیش می رود و بستن قرارداد را به تاخیر می اندازد، حذف می شود. استفاده از BPM برای همسویی فرآیندهای فروش و بازاریابی ۳۶ درصد شانس حفظ مشتری را بیشتر می کند. هرچقدر مشتری ها بیشتر باشند، توانایی حفظ آن ها نیز بالا می رود.
دپارتمان حسابداری
حتی در عصر دیجیتال، هنوز هم در جهان ۹۰% فاکتورها به صورت کاغذی هستند. پردازش فاکتورهای کاغذی هزینه بیشتری نیز خواهند داشت. حال اگر این فاکتورها دیجیتال باشد، در هزینه ها به شدت صرفه جویی می شود. همچنین این مدیریت فرآیند کسب وکار می تواند در حسابداری مالیاتی شرکت ها موثر باشد.
دپارتمان منابع انسانی
هر سازمانی امیدوار است که بهترین ها را جذب خود کند. با مرور صدها رزومه و ده ها مصاحبه، تیم شما بهترین ها را انتخاب می کند. اما انجام کارهای اداری معمولا ۳۰۰ ساعت در سال از وقت دپارتمان را هدر می دهند و ۴۷ درصد کارمندان کار را رد می کنند چون پروسه جذب طول کشیده است.
کارهای دفتری و تکرار فرآیندها مانع از این می شوند که تیم شما به اهداف اصلی خود برسد. چه فرآیندی مراحل زیادی دارد و انجام کار را در دپارتمان شما کند می کند؟ کدام پروسه نیاز به نامه نگاری زیادی دارد؟ هیچ کدام از این پروسه ها را می توان حذف کرد؟ مدیریت فرآیند کسب و کار BPM جریان کاری را برای شما موثر، سودآور و قابل کنترل خواهد کرد.
شرکت برنامه نویسان نو اندیش پاسارگاد با طراحی و برنامه نویسی نرم افزار مدیریت کسب و کار، نرم افزار قرض الحسنه و نرم افزارهای تعاونی اعتبار به سازمان ها در حسابداری مالیاتی و شرکتی کمک می کند. در صورت داشتن هرگونه سوال با ما تماس بگیرید.
مراحل مدیریت فرآیند کسب و کار BPM
سازمان را می توان به صورت زیر تعریف کرد:
گروهی از مردم در کنار هم کار می کنند. در اینجا می توانید درباره مرزهای همکاری در سازمان خود اطلاعات کسب کرده، موانع مقابل با بهره وری را بشناسید و مدل سازی گردش کار خودکار با بهره وری بالا را شروع کنید.
مرحله اول: برنامه ریزی مدیریت فرآیند کسب و کار BPM
این مرحله را با ملاقات با ذینفعان اصلی خود شروع کنید. هیچ تحول سازمانی بدون خرید سهامداران اصلی شما موثر نخواهد بود. از آموزش کارمندان گرفته تا حمایت از مزایای کارهای جدید. شما نیاز دارید که به مدیران بخش کمک کرده تا مدیریت انتقال را راحت‌تر کنید.
مرحله دوم: طراحی مدیریت فرآیند کسب و کار BPM
فعالیت ها و افراد مسئول را برای این که فرآیند به پیش برود، لیست کرده و آنالیز کنید. به صورت بصری ترتیب اتفاقات برای رسیدن به هدف مورد نظر را دسته بندی کنید. این کار را می توانید به صورت پاراگراف بیان کنید، یا پروسه خود را به صورت دیاگرام رسم کرده یا یک نمودار تصویری ایجاد کنید. فاکتورهای زیر را در نظر بگیرید.
- تاییدیه های مورد نیاز: چه کسی باید مرحله ای از روند فرآیند شما را تصویب کند تا به مرحله بعدی برسید؟
- سناریوهای تایید: اگر آن شخص این مرحله را تایید کند، چه اتفاقی می افتد؟ اگر آن را رد کند چه اتفاقی می افتد؟ نتایج مختلف را به خاطر بسپارید و عواقب احتمالی هریک را شناسایی کنید.
- ارتباطات خارجی: آیا فرایند شما نیاز دارد تا به دیتابیس خارجی مانند منبع بررسی تابعیت افراد و غیره وصل شود؟ اگر تیم شما برای تایید اطلاعات به صورت دستی به سوابق خارجی دسترسی پیدا کند، آن را به عنوان یک کاندیدای بالقوه برای ادغام شدن در نظر بگیرید.
- نیاز به ذخیره شدن: چه فرم یا کاغذ بازی نیاز است که در سیستم ذخیره شود تا بعدا بتوان به آن دسترسی داشت؟ برای مثال، مدارک مشتری مانند گواهینامه رانندگی یا درخواست برای وام.
- چهارچوب های زمانی نظارتی: آیا یک نهاد نظارتی از شما می خواهد که فرمی را در یک بازه زمانی خاص ارائه دهید؟ اگر روندی از برنامه عقب افتاده است چه کسی باید آن را اعلان کند؟
سعی کنید تا حد امکان دقیق باشید تا از سردرگمی جلوگیری کنید. هرچه نمودار شما دقیق تر باشد، جریان کار نهایی شما کارآمدتر خواهد بود.
مرحله سوم: اجرای فرآیند
در این مرحله، شما باید روند تازه طراحی شده خود را پیاده سازی کنید. با استفاده از یک سیستم عامل کاربرپسند، می توانید روایت یا نمودار آماده شده از مرحله دوم را به یک فرآیند خودکار کاملا مفید تبدیل کنید. نرم افزارهای بدون کد و با استفاده از ابزارهای کشیدن و رها کردن، این کار را برای همه کاربران راحت‌تر می کنند.
مرحله چهارم: نظارت و بررسی
زمانی که کارها به صورت اتوماتیک رخ دهند، فراموش نمی شوند. پس از اجرای فرآیند، به طور زنده می توانید فرآیندها را نظارت کنید. آیا موانعی وجود دارد؟ آیا مراحلی را از دست داده اید؟ آیا برخی از مراحل هنوز هم نیاز به مداخله دستی دارند؟ سیستم عامل مناسب، دارای داشبورد کامل تجزیه و تحلیل است، بنابریان، شما می توانید روی فرآیند خود نظارت کامل داشته باشید.
مرحله پنجم: اصلاح، اصلاح، اصلاح
هر فرآیندی به ریزکاری‌هایی نیاز دارد. هنگامی که عملکرد مدیریت فرآیند کسب و کار را بررسی و نظارت کردید، اعمال تغییرات لازم را شروع کنید. به خاطر داشته باشید که مدیریت فرآیند دائما در حال پیشرفت است. گاهی الزامات نظارتی تغییر کرده، تکنولوژی پیشرفت داده می شود و نیازهای مشتری نیز به سرعت تغییر می کند. اصلاح فرایندها تقریباً به همان اندازه مهم است که در مرحله اول انجام آن‌ها اهمیت دارد.
راهکارهای کاربردی برای پیاده‌سازی مدیریت فرآیند کسب و کار در سازمان‌ها
برای پیاده‌سازی موفق مدیریت فرآیند کسب و کار در سازمان‌ها، می‌توان از راهکارهای کاربردی زیر استفاده کرد:
- آموزش و آگاهی‌بخشی: برای موفقیت در پیاده‌سازی BPM، آموزش و آگاهی‌بخشی مناسب برای تیم‌های سازمانی ضروری است تا با فلسفه و روش‌های مدیریت فرآیند کسب و کار آشنا شوند.
- انتخاب نرم افزار مناسب: انتخاب نرم افزاری که به نیازهای خاص سازمان شما پاسخ می‌دهد و توانایی یکپارچه‌سازی مناسب دارد، از اهمیت بالایی برخوردار است.
- هماهنگی با استراتژی‌های سازمان: اجرای موفق BPM نیازمند هماهنگی با استراتژی‌های کلان سازمان است. تمرکز بر اهداف و اولویت‌های سازمان و تطابق BPM با آن‌ها اساسی است.
- ایجاد فرهنگ مدیریت فرآیند: ایجاد فرهنگی که بر پایه بهبود مستمر و به اشتراک گذاری اطلاعات استوار است، می‌تواند پیاده‌سازی موفق BPM را تسهیل کند.
- نظارت و ارزیابی مداوم: ارزیابی دوره‌ای و نظارت مداوم بر عملکرد BPM برای بهبود مستمر و تطابق با نیازهای متغیر سازمان حائز اهمیت است.
- انعطاف‌پذیری: انطباق با تغییرات در محیط کسب و کار و تنظیمات مختلف برای حفظ انعطاف‌پذیری و عملکرد بهتر در برابر چالش‌ها الزامی است.
- مشارکت کارکنان: مشارکت کارکنان در فرآیند طراحی و پیاده‌سازی BPM می‌تواند به افزایش قابلیت اجرایی و پذیرش تغییرات در سازمان کمک کند.
معرفی نرم افزارهای برتر مدیریت فرآیند کسب و کار
الف) ای‌بی‌اِم ورک‌فلو (IBM Workflow):
ای‌بی‌اِم ورک‌فلو (IBM Workflow) یکی از پرکاربردترین نرم‌افزارهای مدیریت فرآیند کسب و کار است که توسط شرکت ای‌بی‌اِم (IBM) ارائه می‌شود. این نرم‌افزار امکان مدیریت و کنترل جریان کارها و فرآیندهای سازمانی را با استفاده از ابزارهای متنوع و قدرتمند فراهم می‌کند. ورک‌فلو از امکانات پیشرفته‌ای مانند جداول کاری، ایمیل‌های اطلاع رسانی و رویدادهای مهم برای مدیریت بهتر و کارآمدتر فرآیندها استفاده می‌کند.
ب) اوراکل بی‌پی‌ام (Oracle BPM):
اوراکل بی‌پی‌ام (Oracle BPM) یکی دیگر از پرکاربردترین نرم‌افزارهای مدیریت فرآیند کسب و کار است که توسط شرکت اوراکل (Oracle) ارائه شده است. این نرم‌افزار امکان بهبود و اتوماسیون فرآیندهای سازمانی را از طریق روش‌ها و ابزارهای قدرتمندی که در زمینه‌های گوناگونی از جمله مدیریت وظایف، پیش‌بینی‌ها، و مدیریت وظایف مشتریان ارائه می‌دهد.
ج) سلتون (Sultan):
سلتون (Sultan) یکی از نرم‌افزارهای معتبر مدیریت فرآیند کسب و کار است که در جهت بهبود انجام فعالیت‌ها و کاهش هزینه‌های مربوط به فرآیندها مورد استفاده قرار می‌گیرد. این نرم‌افزار امکان مدیریت و کنترل مراحل مختلف یک فرآیند را فراهم کرده و با بهره‌گیری از ابزارهای پیشرفته، سازمان‌ها را در جهت بهبود بهره‌وری و بهینه‌سازی فرآیندهای خود یاری می‌رساند.
د) مایکروسافت داینامیکس (Microsoft Dynamics):
مایکروسافت داینامیکس (Microsoft Dynamics) یکی از محبوب‌ترین نرم‌افزارهای مدیریت فرآیند کسب و کار است که توسط شرکت مایکروسافت (Microsoft) ارائه شده است. این نرم‌افزار امکان مدیریت فرآیندها، اتوماسیون کارها و ایجاد روش‌های بهینه‌سازی در سازمان‌ها را با استفاده از ابزارها و روش‌های پیشرفته فراهم می‌کند. با استفاده از داینامیکس، سازمان‌ها می‌توانند به طور موثر به بهبود کارایی و بهره‌وری خود بپردازند.