مدیریت فرآیند کسب و کار و نرم افزار آن

هر دپارتمان از فروش گرفته تا منابع انسانی برای انجام مسئولیت های شغلی خود باید داده ها، مدارک و سایر اطلاعات ورودی را مدیریت کند. مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPM وظایف تکراری را به صورت اتوماتیک کمتر کرده و حتی حذف می کند تا به این ترتیب وظایفی که گاهی خط تولید شما را مسدود می کند، کاهش دهید. مدیریت فرآیند کسب و کار دریچه ای کاملا شفاف برای ورود به تمام این فعالیت های متفاوت است که تمام عملکردهای سازمان را یک جا به صورت واحد، خودکار و بر پایه فرایند پروسه گرد هم می آورد.

مدیریت فرآیند کسب و کار

نمونه هایی از فرآیندهای قابل تکرار

 تیم های فروش و بازاریابی

این دپارتمان ها می دانند که به دست آوردن یک مشتری جدید ۵ تا ۲۵ برابر گران تر از حفظ مشتری است. اما آماده سازی قراردادها و تایید محتوایی که کند پیش می رود و بستن قرارداد را به تاخیر می اندازد، حذف می شود. استفاده از BPM برای همسویی فرآیندهای فروش و بازاریابی ۳۶ درصد شانس حفظ مشتری را بیشتر می کند. هرچقدر مشتری ها بیشتر باشند، توانایی حفظ آن ها نیز بالا می رود.

دپارتمان حسابداری

حتی در عصر دیجیتال، هنوز هم در جهان ۹۰% فاکتورها به صورت کاغذی هستند. پردازش فاکتورهای کاغذی هزینه بیشتری نیز خواهند داشت. حال اگر این فاکتورها دیجیتال باشد، در هزینه ها به شدت صرفه جویی می شود. همچنین این مدیریت فرآیند کسب وکار می تواند در حسابداری مالیاتی شرکت ها موثر باشد.

دپارتمان منابع انسانی

هر سازمانی امیدوار است که بهترین ها را جذب خود کند. با مرور صدها رزومه و ده ها مصاحبه، تیم شما بهترین ها را انتخاب می کند. اما انجام کارهای اداری معمولا ۳۰۰ ساعت در سال از وقت دپارتمان را هدر می دهند و ۴۷ درصد کارمندان کار را رد می کنند چون پروسه جذب طول کشیده است.

کارهای دفتری و تکرار فرآیندها مانع از این می شوند که تیم شما به اهداف اصلی خود برسد. چه فرآیندی مراحل زیادی دارد و انجام کار را در دپارتمان شما کند می کند؟ کدام پروسه نیاز به نامه نگاری زیادی دارد؟ هیچ کدام از این پروسه ها را می توان حذف کرد؟ مدیریت فرآیند کسب و کار BPM جریان کاری را برای شما موثر، سودآور و قابل کنترل خواهد کرد.

مراحل مدیریت فرآیند کسب و کار BPM

سازمان را می توان به صورت زیر تعریف کرد:

گروهی از مردم در کنار هم کار می کنند. در اینجا می توانید درباره مرزهای همکاری در سازمان خود اطلاعات کسب کرده، موانع مقابل با بهره وری را بشناسید و مدل سازی گردش کار خودکار با بهره وری بالا را شروع کنید.

مرحله اول: برنامه ریزی مدیریت فرآیند کسب و کار BPM

این مرحله را با ملاقات با ذینفعان اصلی خود شروع کنید. هیچ تحول سازمانی بدون خرید سهامداران اصلی شما موثر نخواهد بود. از آموزش کارمندان گرفته تا حمایت از مزایای کارهای جدید. شما نیاز دارید که به مدیران بخش کمک کرده تا مدیریت انتقال را راحت‌تر کنید.

مرحله دوم: طراحی مدیریت فرآیند کسب و کار BPM

فعالیت ها و افراد مسئول را برای این که فرآیند به پیش برود، لیست کرده و آنالیز کنید. به صورت بصری ترتیب اتفاقات برای رسیدن به هدف مورد نظر را دسته بندی کنید. این کار را می توانید به صورت پاراگراف بیان کنید، یا پروسه خود را به صورت دیاگرام رسم کرده یا یک نمودار تصویری ایجاد کنید. فاکتورهای زیر را در نظر بگیرید.

• تاییدیه های مورد نیاز: چه کسی باید مرحله ای از روند فرآیند شما را تصویب کند تا به مرحله بعدی برسید؟
• سناریوهای تایید: اگر آن شخص این مرحله را تایید کند، چه اتفاقی می افتد؟ اگر آن را رد کند چه اتفاقی می افتد؟ نتایج مختلف را به خاطر بسپارید و عواقب احتمالی هریک را شناسایی کنید.
• ارتباطات خارجی: آیا فرایند شما نیاز دارد تا به دیتابیس خارجی مانند منبع بررسی تابعیت افراد و غیره وصل شود؟ اگر تیم شما برای تایید اطلاعات به صورت دستی به سوابق خارجی دسترسی پیدا کند، آن را به عنوان یک کاندیدای بالقوه برای ادغام شدن در نظر بگیرید.
• نیاز به ذخیره شدن: چه فرم یا کاغذ بازی نیاز است که در سیستم ذخیره شود تا بعدا بتوان به آن دسترسی داشت؟ برای مثال، مدارک مشتری مانند گواهینامه رانندگی یا درخواست برای وام.
• چهارچوب های زمانی نظارتی: آیا یک نهاد نظارتی از شما می خواهد که فرمی را در یک بازه زمانی خاص ارائه دهید؟ اگر روندی از برنامه عقب افتاده است چه کسی باید آن را اعلان کند؟

مدیریت فرآیند کسب و کار

سعی کنید تا حد امکان دقیق باشید تا از سردرگمی جلوگیری کنید. هرچه نمودار شما دقیق تر باشد، جریان کار نهایی شما کارآمدتر خواهد بود.

مرحله سوم: اجرای فرآیند

در این مرحله، شما باید روند تازه طراحی شده خود را پیاده سازی کنید. با استفاده از یک سیستم عامل کاربرپسند، می توانید روایت یا نمودار آماده شده از مرحله دوم را به یک فرآیند خودکار کاملا مفید تبدیل کنید. نرم افزارهای بدون کد و با استفاده از ابزارهای کشیدن و رها کردن، این کار را برای همه کاربران راحت‌تر می کنند.

مرحله چهارم: نظارت و بررسی

زمانی که کارها به صورت اتوماتیک رخ دهند، فراموش نمی شوند. پس از اجرای فرآیند، به طور زنده می توانید فرآیندها را نظارت کنید. آیا موانعی وجود دارد؟ آیا مراحلی را از دست داده اید؟ آیا برخی از مراحل هنوز هم نیاز به مداخله دستی دارند؟ سیستم عامل مناسب، دارای داشبورد کامل تجزیه و تحلیل است، بنابریان، شما می توانید روی فرآیند خود نظارت کامل داشته باشید.

مرحله پنجم: اصلاح، اصلاح، اصلاح

هر فرآیندی به ریزکاری‌هایی نیاز دارد. هنگامی که عملکرد مدیریت فرآیند کسب و کار را بررسی و نظارت کردید، اعمال تغییرات لازم را شروع کنید. به خاطر داشته باشید که مدیریت فرآیند دائما در حال پیشرفت است. گاهی الزامات نظارتی تغییر کرده، تکنولوژی پیشرفت داده می شود و نیازهای مشتری نیز به سرعت تغییر می کند. اصلاح فرایندها تقریباً به همان اندازه مهم است که در مرحله اول انجام آن‌ها اهمیت دارد.

نرم افزار مدیریت کسب و کار

برای بسیاری از شرکت ها، ایده داشتن یک تکنولوژی جدید، دلهره آور به نظر می رسد. خوشبختانه، هنگام تغییر روش های دستی خسته کننده به فرآیندهای خودکار پربازده ،انواع مختلفی نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار وجود دارد که می توانید از آن ها بهره ببرید.

یک نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPM بصری، پلتفرمی با کدهای کم است که به کاربران کمک می کند تا جریان کاری ساده تر و قوی تری داشته باشند. بدون داشتن یک تکنولوژی پیشرفته، تیم ها می توانند با مشکلاتی مواجه شوند. نرم افزار مدیریت کسب و کار، هر فرد را در سیستم به شهروندی تبدیل می کند که می تواند به حل مشکلات از طریق راه حل های دیجیتالی کمک کند.