چرا شرکت حسابداری به نرم افزار مدیریت پروژه نیاز دارد؟

 

مدیریت پروژه یک عنصر حیاتی در هر کسب و کار مالی است. این فرآیند، همراه با دانش و تجربه، به شرکت ها کمک می کند تا به اهداف خاص پروژه خود در زمان و بودجه مناسب دست یابند. یکی از روش های آن استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه (MSP) که همان Microsoft  Project است، می‌باشد.

این روزها با افزایش محبوبیت کارهای از راه دور و تغییراتی که در فضای دیجیتال رخ داده است، بخش های مالی و حسابداری به موج جدیدی از ابزارها نیاز دارند تا مدیریت پروژه را هوشمندتر پیش ببرند.

ابزارهای مدیریت پروژه کدامند؟

---

به طور خلاصه، ابزارهای مدیریت پروژه نرم افزارهایی هستند که به مدیران پروژه شما و تیم های آن ها در سازماندهی و مدیریت وظایف کمک می کنند. این ابزارها و نرم افزارها معمولاً شامل برنامه ریزی، زمانبندی، همکاری و ارتباطات، مستندسازی و ارزیابی هستند.

ابزارهای مدیریت پروژه مانند نرم افزار مدیریت پروژه به تیم مالی شما اجازه می دهد فضای کاری ایجاد کنند که در آن می توانید:

• کار خود را برنامه ریزی کرده و به افراد گوشزد کنید که در مقابل تقویم ها و برنامه های کاغذی قرار می گیرند.
• پوشه های فرعی و داشبورد ایجاد کنید.
• وظایف و اسناد را در زمان واقعی برای افراد ایجاد کرده و با همکاران همکاری کنید.

علاوه براین، ابزارهای مدیریت پروژه مانند نرم افزار مدیریت پروژه به شما این امکان را می دهند که بهره وری خود را با گزارش های کاربردی بررسی و ارزیابی کنید.

چرا آنها برای بخش مالی اهمیت دارند؟

صرف نظر از اندازه شرکت، واقعیت این است که شما احتمالا در یک زمان بر روی چندین پروژه کار خواهید کرد. بدون یک ابزار متمرکز، هرچه افراد بیشتری در این پروژه ها شرکت کنند، فرصت های بیشتری برای بروز خطا وجود خواهد داشت. برای مشتریان شما، این اتفاقات می تواند منجر به تاخیرهای ناخوشایند در فرآیند پروژه شود و برای تیم‌تان ممکن است منجر به از دست رفتن بخش های پروژه، کم شدن بهره وری یا بالا رفتن ساعت های کاری شود.

ابزارهای مدیریت پروژه مانند نرم افزار مدیریت پروژه به شما این امکان را می دهد که سلسله مراتبی از وظایف را ایجاد کنید، ددلاین مشخص کرده و کار هر فرد در تیم را به آن اختصاص دهید. هنگامی که این وظایف مشخص شد، مدیران پروژه می توانند پیشرفت وظایف را بررسی کرده، بر کل پروژه نظارت و مدیریت کنند و بینش بهتری روی پروژه داشته باشند.

نرم افزار مدیریت پروژه ماکروسافت چیست؟

---

نرم افزار مدیریت پروژه مایکروسافت یک نرم افزار مدیریت پروژه و زمان بندی است. این نرم افزار مدیریت پروژه از دهه ۱۹۸۰ مورد استفاده قرار گرفت، تا به امروز که آخرین نسخه آن ورژن ۲۰۱۹ آن است. نرم افزار مدیریت پروژه مایکروسافت در ابتدا از برنامه های مبتنی بر وب و سپس مبتنی بر دسکتاپ بوده است، که امروزه در محیط ابری نیز در دسترس است.

این قابلیت آنلاین بودن آن هنوز یک نقطه فروش بزرگ برای مایکروسافت است. ادغام آن با سایر ابزارهای آنلاین مایکروسافت، باعث کمک به کاربران شده و به آنها اجازه می دهد تا هرجا که نیاز باشد به آن دسترسی داشته باشند. این بدان معناست که صرف نظر از این که کارمندان شما کجا باشند، می توانند به پروژه ها و اسناد مهم دسترسی داشته باشند.

۹ ویژگی چشمگیر نرم افزار مدیریت پروژه مایکروسافت

---

در مایکروسافت چه چیزی پروژه را برای شرکت های مالی و حسابداری مناسب می کند؟ این ابزار مزایای زیادی دارد، اما در اینجا فقط ۹ ویژگی آن را بیان می کنیم.

۱- قالب های سریع

اگر شما در استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه مایکروسافت تازه کار هستید و نمی دانید از کجا شروع کنید، نگران نباشید. این نرم افزار با طیف وسیعی از قالب های از پیش ساخته شده همراه شده است. چه کار شما ساخت و انتشار یک نرم افزار جدید یا معماری یک دفتر باشد، تمپلیتی برای شما در آن وجود خواهد داشت.

۲- برنامه ریزی و زمانبندی ساده

برنامه ریزی و زمانبندی هر پروژه مالی و حسابداری از ریشه را آسان می کند. نرم افزار مدیریت پروژه مایکروسافت به کاربران شما کمک می کند تا وظایف را اولویت بندی کنند، فعالیت های مورد نیاز را تعریف کرده و سپس آنها را به اعضای تیم مربوطه اختصاص دهند. همچنین دارای یک تقویم تیمی مشترک هستند که دید کاملی را بین تیم شما ایجاد می کند. این تقویم اعلان جلسه را ارسال کرده و کاربران را قادر می سازد تا برنامه های کاری را همگام سازی کنند.

برای شرکت های مالی که مجموعه ای از پروژه ها را در یک زمان پیش می برند، این نرم افزار مدیریت پروژه سازماندهی زمان شما را آسانتر می کند.

۳- همکاری کامل

هرچه تعداد بیشتری از افراد در یک پروژه شرکت کنند، نیاز به ارتباط و همکاری بیشتری نیز وجود دارد. نرم افزار مدیریت پروژه مایکروسافت راه حلی عالی برای ایجاد ارتباط بین اعضاست.

اشتراک گذاری فایل ها بین اعضای تیم و مشتریان، اسناد را در دسترس تر قرار داده و گردش کار را کارآمدتر می کند. علاوه بر این، می توانید داده های مشتری را در نرم افزار مدیریت پروژه مایکروسافت ذخیره کرده تا در صورت نیاز به آنها ارجاع داده شود یا از آنها استفاده کنید، به این معنی که همیشه می توانید به بخش های مشتری دسترسی داشته باشید.

۴- داشبوردهای بصری

داشبوردها یکی دیگر از ویژگی هایی هستند که دید کامل را در بین تیم ها فراهم می کنند و اطلاعات مهم و رسایی را در مورد پیشرفت پروژه ارائه می دهند.

این ویژگی داشبورد به شما امکان می دهد نمودارها، گراف ها و سایر روش های بصری بررسی داده ها را ایجاد کرده تا کار، بخش های آن و پیشرفت آن ها را سازماندهی و به راحتی برای دیگران قابل درک کنید.
این روش های بصری همیشه در جلسات مفید هستند و می توانند به گزارش های شاخص کلیدی عملکرد KPI منتهی شوند.

۵- جدول زمانی همه جانبه

نمای جدول زمانی یک نمای بالا به پایین از هر پروژه را به طور کامل ارائه می دهد. نرم افزار مدیریت پروژه مایکروسافت به شما امکان می دهد اطلاعات کاملی را با تیم های مدیریتی، مشتریان و سایر ذینفعان به اشتراک بگذارید.

برای افزودن ارزش بیشتر به این دید کلی، می توانید بخش ها را به گونه ای سفارشی کنید که داده های بیشتری را شامل شود. همچنین می توانید با تغییر رنگ های مورد استفاده، نام برند آن را معرفی کرده و بسته به روش ارائه آن، قالب را تغییر دهید.

۶- ساده سازی گزارش دهی

یک عنصر حیاتی مدیریت پروژه، گزارش دادن است. گزارش دهی به مدیران پروژه شرکت شما این امکان را می دهد تا پیشرفت، حجم کار تکمیل شده و آنچه را که باید انجام دهند، نظارت کنند.

نرم افزار مدیریت پروژه مایکروسافت به شما این امکان را می دهد که به راحتی گزارش های سفارشی ایجاد کنید که نیازهای شما را برآورده کند. انواع گزارش ها شامل بررسی کلی هزینه ها، تعلیق کردن کارها، اهداف کاری که به دست آمده، منابع موجود و یک نمای کلی پروژه را به شما نشان می دهد.

این گزارش ها نه تنها می توانند به شما امکان مشاهده کارها را بدهند، بلکه می توانند به شما کمک کنند تا ساعات کاری قابل پرداخت را جمع آوری کرده و مطمئن شوید که کارمندان شما کار را به درستی انجام می دهند.

۷- مدیریت انعطاف پذیر منابع

نرم افزار مدیریت منابع مایکروسافت یک ابزار بسیار انعطاف پذیر است. این امر به ویژه در مورد در دسترس بودن پروژه و منابع آن بیشتر اهمیت پیدا می کند. وقتی صحبت از منابع می شود، منظورمان منابع مربوط به پروژه است که می تواند شامل بودجه، مواد مورد نیاز آن یا اعضای تیم باشد. نرم افزار مدیریت پروژه مایکروسافت، به شما امکان می دهد منابع موجود را ردیابی کرده، هزینه های هر یک را تخصیص داده و نحوه استفاده از ارزشمندترین منابع خود را تجزیه و تحلیل کنید.

۸- کار از راه دور

نرم افزار مدیریت پروژه مایکروسافت برای استفاده با تلفن همراه و دیگر روش های کاری انعطاف پذیری دارد.

این بدین معنیست که تیم های شما می توانند پروژه ها را به طور همزمان مشاهده و به روز رسانی کرده و روی آن ها کار کنند؛ بدون توجه به اینکه در کجای دنیا هستند. علاوه بر این، می توانید تجربه های منحصر به فردی از ورژن دسکتاپ و تلفن همراه ایجاد کنید تا بهره وری را با استفاده از دستگاه های مختلف بالا ببرید.

۹- یک مرجع ایمن

شرکت های مالی با حجم زیادی از داده های مالی حساس سروکار داشته، برای همین به ابزارهای ایمنی نیز نیاز دارند. بدترین اتفاق این است که این داده ها به دست افراد اشتباهی برسند.

خوشبختانه نرم افزار مدریت پروژه مایکروسافت روی یک پلتفرم ابری ساخته شده که داده ها را ایمن باقی نگه می دارد.