اتوماسیون اداری فرآیند بررسی و نظارت بر جابجایی اطلاعات به صورت اتوماتیک بدون دخالت انسان ها، با دقت بالا و خطای کم، است. این فرآیند استفاده از یک نرم افزار اتوماسیون اداری برای ایجاد، جمع آوری، ذخیره سازی، آنالیز و به اشتراک گذاری اطلاعات محرمانه شرکت هاست که برای انجام کارها و فرآیندهای روزمره مفید و کاربردی مورد نیاز است. حال باید بین تمامی نرم افزارها، بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری انتخاب شود.
اتوماسیون اداری چیست؟
فناوری، تاثیر جدی روی کارهای روزمره مدیریت اداری گذاشته است. ایمیل ها، جایگزین یادداشت ها شده اند، درایوهای مشترک از کابینت های بایگانی حذف شده و سیستم های بیومتریک جای روش های سنتی حضور و غیاب را گرفته اند. بعضی از شرکت ها و کسب وکارها خیال می کنند همین که اگر با کاغذ کاری نداشته باشند، سیستم اداری آن ها اتوماتیک شده است.
اما اتوماسیون اداری یک دنیای متفاوتی دارد.
استفاده از فرم های آنلاین و استفاده از دعوت نامه های تقویم گوگل که به معنی کمتر استفاده کردن از کاغذ است، کار شما را اتوماتیک نمی کند. فقط بدین معنی است که به جای کار با کاغذ، با داده ها کار می کنید. این که کارها و وظایف شرکت خود را به صورت الکترونیکی پیش می برید بدین معنی نیست که این کارها اتوماتیک پیش می روند.
بهترین سیستم اتوماسیون اداری ابزاری است که باعث می شود داده ها از یک سیستم به سیستم دیگر، بدون دخالت انسان و با دقت فراوان منتقل شوند. بهترین سیستم اتوماسیون اداری به سازمان ها کمک می کند تا داده ها را جمع آوری، مدیریت و به روشی ایمن تجزیه و تحلیل کرده و وظایف روزمره را پیش ببرد. این سیستم پروسه ها و فرآیندهای کسب و کار موجود را اتومات و بهینه کرده است.
چرا از سیستم اتوماسیون اداری استفاده کنیم؟
در عصر دیجیتال امروزی، سیستم های اتوماسیون اداری فواید متفاوتی برای هر ارگان با اندازه های مختلف ایجاد می کند. بهترین سیستم اتوماسیون اداری کارهای دستی انسان ها را کاهش داده و حجم زیادی از داده ها را در فضای کم ذخیره می کند. آنها نه تنها کارهای روزمره را ساده می کنند، بلکه بازیابی اطلاعات را نیز سرعت می بخشند. علاوه بر این، بهترین سیستم اتوماسیون اداری بررسی فرآیندهای شرکت را بهبود بخشیده و به راحتی می تواند تنگناهای کسب و کار را تشخیص دهند.
از طرف دیگر، می توانید جریان داده ها را نیز به صورت خودکار مشاهده کنید، که همین نشان دهنده اتوماتیک بودن پروسه است.
برخی از بزرگترین فواید اتوماتیک شدن کارهای اداری شامل موارد زیر است:
- کاهش نیاز به انجام کارهای اداری به صورت دستی
- کاهش خطاهای دستی
- کاهش زمان پردازش
- دسترسی بیشتر به فرآیندها و تشخیص راحت‌تر مشکلات کار
- اتخاذ تصمیمات تجاری صحیح برمبنای داده ها
اتوماسیون اداری بهره وری کار شما را بالاتر می برد، اما شما برای پذیرفتن اتوماسیون اداری باید به حجم بیشتر از ایمیل ها و فرم های آنلاین فکر کنید.
اگر به دنبال بهترین سیستم اتوماسیون اداری هستید که بتواند جریان کار شما را به سطح بالاتری برساند، باید ۵ مورد زیر را جز موارد ضروری در نظر بگیرید.
شرکت برنامه نویسان نو اندیش پاسارگاد از گروه های متخصصینی تشکیل شده است که تمام نیرو و استعداد خود را در زمینه طراحی نرم افزارهای حسابداری و قرض الحسنه به کار برده و به شرکت شما کمک می کنند تا با بهره وری بالا به اهداف خود برسید. گروه پاسارگاد در کنار تهیه برنامه های حسابداری، نرم افزار قرض الحسنه و نرم افزارهای تعاونی اعتبار، قابلیت آماده سازی برنامه های اتوماسیون اداری را نیز دارد. برای کسب اطلاعات بیشتر با ما تماس بگیرید.
۵ ویژگی اصلی بهترین سیستم اتوماسیون اداری
۱- طراحی جریان کار آسان
طراحی جریان کاری در گذشته در حوزه کدنویسی ها برای سیستم های سخت افزاری بود. بنابراین، همانطور که نرم افزار جریان کاری تکامل پیدا کرد، علاوه بر افراد عادی، برنامه نویسان نیز از آن استفاده کردند.
با این حال، باید فرض شود که بهترین سیستم اتوماسیون اداری برای کاربر تجاری نوشته شده است، نه برای یک برنامه نویس.
زمانی که می‌خواهید یک نرم افزار اتوماسیون اداری را آزمایش کنید؛ بهتر است با ایجاد یک گردش کاری، آزمایش را آغاز کنید. آیا به راحتی انجام می شود؟ آیا می تواند یک مجموعه ای از کارها را ایجاد کند تا یک فرآیند را به پایان برساند؟ اگر در پنج دقیقه اول نتوانستید بفهمید این سیستم چگونه کار می کند، پس گزینه مناسبی برای شما نیست.
نرم افزار نباید کسب و کار شما و فعالیت های شما را جهت دهد، بلکه باید با شما هماهنگ شده و به تیم شما کمک کند تا در انجام پروسه ها بهتر عمل کنید.
۲- سازگاری با موبایل
اداره شما باید قابلیت پرتابل بودن را داشته باشد، برای همین، ابزار شما نیز باید این قابلیت را داشته باشند. چه کارمندان شما به صورت دورکار هستند یا بخواهند در فرودگاه قبل از پرواز کاری به سیستم دسترسی داشته باشند، بهترین سیستم اتوماسیون اداری قابلیت باز شدن با گوشی را برای شما ایجاد می کند که دسترسی که در کامپیوتر دارید را به شما بدهد.
نباید در کار گروه بازاریابی و دیگر قسمت های شرکت فقط به خاطر اینکه یک نفر از کارمندان به مسافرت رفته است، تاخیر بیوفتد.
۳- یکپارچه سازی با نرم افزارهای دیگر
نرم افزار اتوماسین اداری تنها نرم افزاری نیست که شما برای اداره خود نیاز دارید و استفاده می کنید. در شرکت های تازه کار به دیتابیس داخلی، CRM، سیستم اتوماسیون بازاریابی و نرم افزار حسابداری نیز نیاز دارید که این ابزارها در شرکت های بزرگتر بیشتر است. وقتی به سیستم های زیادی متکی هستید، به ابزاری نیاز دارید که تنها کار نکند.
از بین همه نرم افزارهای موجود، بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری باید به سادگی با سایر ابزارها ادغام شود. اگر اینطور نباشد مجبور می شوید دائماً داده ها را از سیستمی به سیستم دیگر منتقل کنید. هنگام ارزیابی، ببینید این نرم افزار اتوماسیون اداری با کدام نرم افزارها سازگار است.
۴- گزارش ها و تجزیه و تحلیل ها
چگونه می خواهید متوجه شوید که سیستم اتوماسیون اداری شما نتیجه مثبتی برای شرکت داشته است؟ شما نمی‌توانید تنها با رضایت کارمندان به این نتیجه برسید که بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری را انتخاب کرده اید. این داده ها هستند که تصمیم گیرنده نهایی‌اند؛ برای کسب و کار شما مهم است که بر اساس نحوه پیشروی فرآیندها، سرعت آنها و کیفیت نتایج تصمیم بگیرید.
استفاده از یک نرم افزار دیگر برای بررسی داده های کاری، کاری زمان بر و غیر ضروری است. چرا یک نرم افزار واحد که بتواند کار گزارش و بررسی داده را انجام دهد، نداشته باشید؟ بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری باید این ویژگی را ارائه دهد.
۵- گزینه های کنترل دسترسی
درست مانند محدود بودن دسترسی افرادی که به دفتر شما رفت و آمد دارند، بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری نیز باید این قابلیت را برای شما ایجاد کند.
بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری این نیاز را حس کرده و کنترل دسترسی، بخشی از ویژگی های اصلی آن به حساب می آید.
ویژگی های بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری؟
- به فضای کمتری برای ذخیره داده ها نیاز دارد.
- ذخیره سازی و بازیابی داده را ساده می کند.
- اطلاعات را فوراً بازیابی می کند.
- نیاز به حفظ داده های کاغذی را از بین می برد.
- پاک شدن داده ها را به صورت اشتباهی کاهش می دهد.
- اجازه می دهد چند نفر به داده ها دسترسی داشته باشند.
- خطا را کاهش می دهد.
در هزینه و زمان خود صرفه جویی کنید.
اگر فکر می کنید برای مدیریت سیستم های اداری خود نیاز به یک نرم افزار اتوماسیون اداری ندارید، در اشتباهید. استفاده از این سیستم ها در میزان و هزینه های شما صرفه جویی کرده و به نیروی کار اجازه می دهد تا از صرف وقت روی موارد ناچیز بی نیاز شود، همین بهره وری کارمند را بالا می‌برد.