اتوماسیون اداری
سیستم اتوماسیون اداری چیست؟
سیستم اتوماسیون اداری به مجموعه‌ای از نرم‌افزارها، سخت‌افزارها و روش‌های کاری گفته می‌شود که با هدف خودکارسازی و بهبود فرآیندهای اداری در سازمان‌ها به کار می‌رود. این سیستم‌ها با جایگزینی روش‌های دستی و سنتی، سرعت، دقت و کارایی سازمان را به طور قابل توجهی افزایش می‌دهند.
بخش‌های اصلی نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری
- دبیرخانه:
ثبت و بایگانی مکاتبات: ثبت و بایگانی مکاتبات وارده و صادره، پیگیری نامه‌ها، جستجوی سریع در آرشیو
گردش کار: تعریف و اجرای گردش کار برای نامه‌ها، مصوبات و سایر اسناد
کارتابل الکترونیکی: نمایش وظایف محول شده به هر کاربر و پیگیری وضعیت آنها
بایگانی الکترونیکی: بایگانی اسناد به صورت الکترونیکی و دسترسی آسان به آنها - مدیریت اسناد:
ذخیره و مدیریت اسناد: ذخیره انواع مختلف اسناد (متنی، تصویری، صوتی) در یک مخزن مرکزی
نسخه بندی اسناد: ایجاد نسخه‌های مختلف از یک سند و ردیابی تغییرات
اشتراک‌گذاری اسناد: اشتراک‌گذاری اسناد با کاربران مجاز
جستجوی پیشرفته: جستجوی سریع و دقیق در میان اسناد - مدیریت گردش کار:
تعریف فرآیندها: تعریف فرآیندهای کاری سازمان به صورت گرافیکی
اتوماسیون فرآیندها: خودکارسازی مراحل مختلف فرآیندها
تعریف مجوزها: تعیین مجوزهای دسترسی کاربران به فرآیندها
نظارت بر فرآیندها: نظارت بر پیشرفت فرآیندها و شناسایی گلوگاه‌ها - مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM):
مدیریت اطلاعات مشتریان: ثبت اطلاعات مشتریان، تعاملات با مشتریان، تاریخچه ارتباطات
مدیریت فرصت‌های فروش: مدیریت مراحل فروش از مرحله جذب مشتری تا نهایی شدن قرارداد
مدیریت خدمات پس از فروش: ثبت و پیگیری درخواست‌های خدمات پس از فروش - مدیریت پروژه:
برنامه‌ریزی پروژه: تعریف وظایف، تعیین زمان‌بندی، تعیین منابع
تخصیص منابع: تخصیص منابع انسانی و مالی به وظایف پروژه
پیگیری پیشرفت پروژه: نظارت بر پیشرفت پروژه و شناسایی انحرافات
گزارش‌دهی پروژه: ارائه گزارش‌های مختلف در مورد وضعیت پروژه - مدیریت منابع انسانی:
مدیریت اطلاعات پرسنلی: ثبت اطلاعات پرسنلی، سوابق کاری، حقوق و دستمزد
مدیریت مرخصی‌ها: ثبت و تایید درخواست‌های مرخصی
ارزیابی عملکرد: ارزیابی عملکرد کارکنان - گزارش‌گیری و تحلیل:
گزارش‌گیری سفارشی: ایجاد گزارش‌های سفارشی برای تحلیل داده‌ها
داشبورد مدیریتی: نمایش خلاصه‌ای از وضعیت سازمان به صورت نمودارها و جداول
تحلیل داده‌ها: تحلیل داده‌ها برای کشف الگوها و روندها
بهترین سیستم اتوماسیون اداری تحت وب ایرانی برای سازمان‌ها
مقایسه بر اساس امکانات
- مدیریت مکاتبات:
دیدگاه، فراگستر و آرین سیستم در مدیریت مکاتبات برتری دارند. این نرم‌افزارها امکانات کامل و پیشرفته‌ای برای سازمان‌دهی و مدیریت حجم بالای مکاتبات ارائه می‌دهند.
پیام گستر و داتیس برای سازمان‌های کوچک‌تر مناسب هستند، اما امکانات مدیریتی آنها در مقایسه با نرم‌افزارهای بزرگ‌تر محدودتر است. - بایگانی دیجیتال:
همه این نرم‌افزارها قابلیت بایگانی دیجیتال دارند، اما دیدگاه، فراگستر و آرین سیستم در این زمینه امکانات پیشرفته‌تری ارائه می‌دهند. این نرم‌افزارها امکان بایگانی دقیق و دسترسی سریع به اسناد را فراهم می‌کنند. - پیگیری مکاتبات:
دیدگاه، فراگستر و آرین سیستم قابلیت‌های پیشرفته‌تری برای پیگیری مکاتبات ارائه می‌دهند. این نرم‌افزارها امکان مشاهده وضعیت نامه‌ها، ارجاع به افراد مختلف و پیگیری خودکار را دارند.
پیام گستر، داتیس و هزاره سوم پیگیری‌های ساده‌تری ارائه می‌دهند که برای سازمان‌های کوچک کافی است. - یکپارچه‌سازی با سیستم‌های دیگر:
دیدگاه و آرین سیستم به دلیل یکپارچه‌سازی کامل با سیستم‌های ERP، مالی و منابع انسانی برتری دارند.
فراگستر نیز از این ویژگی بهره‌مند است و قابلیت ارتباط با سیستم‌های مختلف را دارد.
پیام گستر به ویژه در ارتباط با سیستم CRM قوی است، اما در یکپارچه‌سازی با سیستم‌های ERP محدودتر است.
نرم‌افزارهای داتیس، هزاره سوم و پرگار در این زمینه امکانات کمتری دارند و بیشتر برای سازمان‌های کوچک مناسب هستند. - امنیت:
دیدگاه، فراگستر و آرین سیستم با امنیت بسیار بالا از پروتکل‌های رمزنگاری پیشرفته و کنترل دسترسی استفاده می‌کنند که برای سازمان‌های بزرگ و حساس بسیار مناسب است.
پیام گستر نیز از امنیت خوبی برخوردار است، اما به اندازه نرم‌افزارهای بزرگ‌تر پیشرفته نیست.
داتیس، هزاره سوم و پرگار امنیت مناسبی برای سازمان‌های کوچک ارائه می‌دهند. - گزارش‌گیری مدیریتی:
دیدگاه، فراگستر و آرین سیستم گزارش‌گیری‌های مدیریتی جامع و قابل تنظیم دارند که به مدیران کمک می‌کند عملکرد سازمان را به دقت بررسی کنند.
پیام گستر، داتیس و هزاره سوم نیز گزارش‌گیری استانداردی ارائه می‌دهند که برای سازمان‌های کوچک و متوسط کافی است. - نتیجه‌گیری:
برای سازمان‌های بزرگ: نرم‌افزارهای دیدگاه، فراگستر و آرین سیستم به دلیل امکانات پیشرفته، امنیت بالا و یکپارچه‌سازی با سیستم‌های دیگر بهترین انتخاب هستند.
برای سازمان‌های متوسط: نرم‌افزار پیام گستر و داتیس امکانات کافی و کاربرپسندی دارند که به ویژه در سازمان‌های متوسط کاربردی است.
برای سازمان‌های کوچک: نرم‌افزارهای پرگار و هزاره سوم با هزینه کمتر و امکانات مناسب گزینه‌های مقرون‌به‌صرفه و قابل استفاده‌ای هستند.
شرکت دانش بنیان برنامه نویسان نواندیش پاسارگاد، یکی از شرکت‌های فعال در زمینه محصولات نرم افزاری و به خصوص، سیستم اتوماسیون اداری است. نرم افزار قرض الحسنه، یکی از محصولات این شرکت است که با هدف تسهیل امور و کمک به خودکارسازی فرآیندهای مالی و اداری صندوق قرض الحسنه، ارائه می‌شود. از آن‌جایی که سازمان‌ها و شرکت ها، نیازهای مختلفی در زمینه اتوماسیون امور اداری خود دارند، شرکت پاسارگاد امکان ایجاد سیستم اتوماسیون اداری تحت وب را برای این شرکت‌ها و سازمان‌ها فراهم کرده است. اگر قصد ایجاد یک سیستم اتوماسیون اداری تحت وب برای مجموعه خود را دارید، کافیست نیازهای خود را با کارشناسان شرکت پاسارگاد در میان بگذارید تا در سریع ترین زمان، این سیستم را تهیه و به شما ارائه کنند.
