فناوری‌های مدرن، قابلیت‌های مختلفی را در اختیار سازمان‌ها و ادارات قرار داده‌اند که سیستم اتوماسیون اداری یکی از مهم‌ترین آن‌هاست. به طور کلی، سیستم اتوماسیون اداری به سیستمی گفته می‌شود که با استفاده از فناوری‌های جدید، مدیریت و انجام امور اداری و سازمانی را آسان‌تر و کارآمدتر می‌کند. به‌کارگیری سیستم‌های اتوماسیون اداری، عملکرد مجموعه را بهبود می‌بخشد، هزینه‌ها را کاهش می‌دهد، سرعت انجام امور را افزایش می‌دهد و در زمان و منابع صرفه جویی می‌کند. امروزه انواع مختلفی از نرم افزار اتوماسیون اداری ساخته شده است که یکی از رایج‌ترین آن‌ها، سیستم اتوماسیون اداری تحت وب است. در ادامه ضمن بررسی سیستم اتوماسیون اداری و مزایای آن، به بررسی بهترین سیستم اتوماسیون اداری تحت وب ایرانی می‌پردازیم.
سیستم اتوماسیون اداری چیست؟
سیستم اتوماسیون اداری (office automation system)، سیستم‌هایی هستند که برای خودکارسازی انجام امور اداری در شرکت‌ها و سازمان‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند. این سیستم‌ها معمولا شامل برنامه‌هایی هستند که فعالیت‌های مدیریتی، اطلاعاتی، مالی و عملیاتی شرکت‌ها از طریق آن‌ها انجام می‌شود.
نرم افزارهای اتوماسیون اداری، جدیدترین فناوری‌های اطلاعات و ارتباطات را به کار می‌گیرند تا روند انجام فرآیندهای اداری را بهبود دهند. به این ترتیب، بازدهی و عملکرد سازمان‌ها و شرکت‌ها بهبود می‌یابد. شرکت‌ها و سازمان‌ها با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری می‌توانند فرآیندهای مختلف مانند مدیریت منابع انسانی، حسابداری، مدیریت اسناد، مدیریت پروژه و … را بهبود دهند و به طور کلی کارایی و بهره‌وری مجموعه خود را افزایش دهند. برای مثال، نرم افزار اتوماسیون اداری می‌تواند به شرکت کمک کند تا فرآیند استخدام کارمندان را بهبود دهد، حسابداری را ساده‌تر و دقیق‌تر کند، مدیریت اسناد را بهینه‌سازی کند و مدیریت پروژه را به شکل کارآمد دنبال کند.
مزایای استفاده از سیستم اتوماسیون اداری چیست؟
سیستم‌های اتوماسیون اداری مزایای مختلفی را در اختیار سازمان‌ها و شرکت‌ها قرار می‌دهند که در ادامه آن‌ها را بررسی می‌کنیم.
افزایش بهره‌وری شرکت و سازمان
با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری، فرآیندهای اداری شرکت بهبود یافته و بهره‌وری بالاتری حاصل می‌شود. این سیستم‌ها، نیاز به ورود دستی اطلاعات و کار با اسناد کاغذی را کاهش می‌دهند که این امر سبب صرفه‌جویی در زمان و نیروی انسانی می‌شود و به کارکنان فرصت می‌دهند تا زمان خود را برای انجام امور مهم‌تری استفاده کنند.
دقت و صحت عملکرد سیستم اتوماسیون اداری تحت وب
یکی از مزایای سیستم‌های اتوماسیون اداری، کاهش خطاهای انسانی است؛ به این ترتیب، مدیریت اطلاعات بهتر انجام می‌شود. با ورود داده‌ها به صورت خودکار و اعمال قوانین مشخص، احتمال خطاهای دستی کاهش می‌یابد و اطلاعات به صورت دقیق و صحیح در سیستم ثبت می‌شوند.
بهبود دسترسی و اشتراک گذاری اطلاعات
دسترسی آسان و سریع به اطلاعات، یکی از مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری است. در نرم افزار اتوماسیون اداری، اطلاعات مختلف در سیستم‌های مرکزی ذخیره می‌شوند و کارکنان، دسترسی مناسب را در سطوح مختلف دریافت می‌کنند. با استفاده از این سیستم‌ها، اطلاعات بین افراد مجموعه و بخش‌های مختلف سازمان، به اشتراک گذاشته می‌شود و هماهنگی بین واحد‌های مختلف تسهیل می‌شود. برای مثال، در سیستم اتوماسیون اداری تحت وب، کاربران می‌توانند در هر ساعت از شبانه روز و از هر مکان، تنها از طریق اینترنت امور خود را مدیریت کنند.
کاهش هزینه‌ها با نرم افزار اتوماسیون اداری
کاهش هزینه‌ها، یکی از مهم‌ترین مزایای سیستم‌های اتوماسیون اداری است. با استفاده از این سیستم‌ها، نیاز به انجام امور به صورت دستی کاهش می‌یابد و در نهایت، در هزینه نیروی کار و منابع صرفه‌جویی می‌شود. علاوه بر این، با کاهش خطاهای انسانی، هزینه‌های ناشی از اصلاح این خطاها نیز کاهش پیدا می‌کند.
افزایش سرعت عمل با سیستم اتوماسیون اداری تحت وب
سیستم‌های اتوماسیون اداری فرآیندها را به سرعت انجام می‌دهند. با استفاده از فرآیندهای اتوماتیک و امکانات مدیریت کارتابل، زمان انجام و پیگیری امور کاهش یافته و عملکرد سازمان بهبود می‌یابد.
انواع سیستم اتوماسیون اداری
به طور کلی، سیستم‌های اتوماسیون اداری می‌توانند در بسیاری از زمینه‌های اداری مورد استفاده قرار گیرند. در ادامه تعدادی از انواع سیستم‌های اتوماسیون اداری را بررسی می‌کنیم.
۱٫ سیستم مدیریت منابع انسانی
این سیستم‌ها برای مدیریت فعالیت‌های مربوط به منابع انسانی مانند استخدام، آموزش، مدیریت عملکرد، مدیریت حقوق و دستمزد کارمندان و … استفاده می‌شوند. این نرم افزارها به سازمان کمک می‌کنند تا فرآیندهای منابع انسانی را بهبود داده و به طور کلی مدیریت منابع انسانی را ساده‌تر و کارآمدتر کنند.
۲٫ سیستم مدیریت اسناد
این سیستم‌ها برای مدیریت و ذخیره سازی مستندات سازمانی مورد استفاده قرار می‌گیرند. سیستم‌های مدریت اسناد، امکان جستجو و دسترسی سریع به اطلاعات و همچنین اشتراک گذاری اسناد را فراهم می‌کنند و به سازمان کمک می‌کنند تا فرآیندهای مربوط به مستندسازی و مدیریت اسناد را بهبود بخشد.
۳٫ سیستم مدیریت پروژه
این سیستم‌ها برای برنامه ریزی، تخصیص منابع، مانیتورینگ و کنترل پروژه‌ها استفاده می‌شوند. سیستم‌های مدیریت پروژه به تیم‌ها کمک می‌کنند تا وظایف، منابع، زمانبندی و پیشرفت پروژه را مدیریت کنند و کارآیی و بهره‌وری پروژه‌ها را افزایش دهند.
۴٫ سیستم مدیریت مالی
این سیستم‌ها برای مدیریت فعالیت‌های مالی مانند حسابداری، مدیریت سرمایه، مدیریت بودجه و مدیریت مالیات استفاده می‌شوند. سیستم‌های مدریت مالی به سازمان کمک می‌کنند تا ثبت فرآیندهای مالی را بهبود دهند و به طور کلی مدیریت مالی را ساده‌تر و دقیق‌تر انجام دهند.
۵٫ سیستم اتوماسیون اداری تحت وب
سیستم‌های اتوماسیون اداری تحت وب، به طور کامل در بستر وب ایجاد و مدیریت می‌شوند. از مزایای این سیستم‌ها می‌توان عدم نیاز به نصب بر روی سیستم‌ها را نام برد. همچنین دسترسی به این سیستم‌ها از هر جایی و در هر زمانی امکان پذیر است و محدودیت زمان و مکان استفاده را برای کارکنان سازمان از بین می‌برند.
بهترین سیستم اتوماسیون اداری تحت وب ایرانی چیست؟
در سال‌های اخیر، چند سیستم اتوماسیون اداری تحت وب ایرانی ارائه شده‌اند که هر کدام مزایای خاص خود را دارند. در ادامه چند مورد از بهترین سیستم‌های اتوماسیون ایرانی که تحت وب ارائه شده اند را بررسی می‌کنیم.
سیستم اتوماسیون اداری تحت‌وب همکاران سیستم: این سیستم، محیطی امن را برای مکاتبات اداری و انجام امور سازمانی از راه دور فراهم می‌سازد. مقیاس پذیری، قابلیت‌های فنی، متناسب سازی و … از ویژگی‌های این سیستم است.
سیستم اتوماسیون اداری آنلاین فراگستر: این سیستم با رابط کابری ساده و کاربر پسند، امکان مدیریت امور اداری را از طریق اینترنت ممکن می‌کند. این سیستم امکان گردش، بایگانی و ثبت انواع مکاتبات را برای شما فراهم می‌کند.
نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب آرین سیستم: این سیستم مناسب برای انجام مکاتبات درون سازمانی، با سرعت بالا و امنیت کامل است. با استفاده از این سیستم تحت وب، می‌توانید انواع نامه‌های اداری و مکاتبات خود را بدون نیاز به نیروی انسانی و صرف هزینه و زمان، در بین بخش‌های مختلف منتقل کنید.
البته باید گفت که همواره بهترین سیستم اتوماسیون اداری تحت وب ایرانی، سیستمی است که به صورت اختصاصی برای سازمان یا شرکت شما تهیه شده باشد. زیرا چنین سیستمی، به طور کامل با نیازهای شما سازگار خواهد بود.
شرکت دانش بنیان برنامه نویسان نواندیش پاسارگاد، یکی از شرکت‌های فعال در زمینه محصولات نرم افزاری و به خصوص، سیستم اتوماسیون اداری است. نرم افزار قرض الحسنه، یکی از محصولات این شرکت است که با هدف تسهیل امور و کمک به خودکارسازی فرآیندهای مالی و اداری صندوق قرض الحسنه، ارائه می‌شود. از آن‌جایی که سازمان‌ها و شرکت ها، نیازهای مختلفی در زمینه اتوماسیون امور اداری خود دارند، شرکت پاسارگاد امکان ایجاد سیستم اتوماسیون اداری تحت وب را برای این شرکت‌ها و سازمان‌ها فراهم کرده است. اگر قصد ایجاد یک سیستم اتوماسیون اداری تحت وب برای مجموعه خود را دارید، کافیست نیازهای خود را با کارشناسان شرکت پاسارگاد در میان بگذارید تا در سریع ترین زمان، این سیستم را تهیه و به شما ارائه کنند.
