بایگانی الکترونیکی چیست؟
بایگانی دیجیتال به فرآیند ذخیره‌سازی، مدیریت و سازمان‌دهی اطلاعات و اسناد به‌صورت دیجیتال گفته می‌شود. در این سیستم، اسناد فیزیکی اسکن شده و به فایل‌های الکترونیکی تبدیل می‌شوند و سپس در پایگاه‌های داده یا سیستم‌های مدیریت محتوا نگهداری می‌شوند. بایگانی دیجیتال به سازمان‌ها و افراد کمک می‌کند تا دسترسی سریع‌تری به اطلاعات و اسناد داشته باشند و فرآیند جستجو و بازیابی داده‌ها را ساده‌تر کنند.
مزایای بایگانی دیجیتال
- صرفه‌جویی در فضا: بایگانی دیجیتال نیاز به فضای فیزیکی برای ذخیره اسناد را از بین می‌برد.
- دسترسی سریع و آسان: اسناد دیجیتال به‌راحتی قابل جستجو و بازیابی هستند.
- حفاظت از اطلاعات: اسناد دیجیتال در برابر تخریب، آتش‌سوزی و از دست دادن فیزیکی مقاوم هستند.
- بهبود امنیت: می‌توان سطوح دسترسی مختلفی برای کاربران تعریف کرد و اطلاعات حساس را به‌طور امن نگهداری کرد.
- اشتراک‌گذاری آسان: فایل‌های دیجیتال به‌راحتی بین افراد و سازمان‌ها قابل اشتراک‌گذاری هستند.
- صرفه‌جویی در زمان: بازیابی و جستجوی اسناد در بایگانی دیجیتال سریع‌تر از سیستم‌های سنتی است.
کاربردهای بایگانی دیجیتال
- سازمان‌ها و شرکت‌ها: برای مدیریت اسناد حقوقی، مالی، منابع انسانی، و مکاتبات.
- دانشگاه‌ها و مؤسسات آموزشی: برای نگهداری اسناد دانشجویان، نتایج امتحانات و مقالات علمی.
- کتابخانه‌ها و موزه‌ها: برای نگهداری نسخه‌های دیجیتالی کتاب‌ها، مقالات، و آثار هنری.
- دولت‌ها: برای نگهداری اطلاعات عمومی، سوابق تاریخی، و مستندات قانونی.
- بخش‌های درمانی و بیمارستان‌ها: جهت ذخیره‌سازی سوابق بیماران و نتایج آزمایشات پزشکی.
مراحل بایگانی دیجیتال
- جمع‌آوری اسناد: در این مرحله، اسناد فیزیکی جمع‌آوری و آماده‌سازی می‌شوند.
- اسکن و دیجیتال‌سازی: اسناد فیزیکی اسکن و به فایل‌های دیجیتال تبدیل می‌شوند. این فایل‌ها معمولاً در فرمت‌های PDF یا TIFF ذخیره می‌شوند.
- طبقه‌بندی و سازمان‌دهی: اسناد دیجیتال بر اساس موضوع، تاریخ، یا سایر معیارها طبقه‌بندی و در پوشه‌های الکترونیکی سازمان‌دهی می‌شوند.
- ذخیره‌سازی: فایل‌های دیجیتال در سرورها، سیستم‌های ذخیره‌سازی ابری یا پایگاه‌های داده ذخیره می‌شوند.
- پشتیبان‌گیری: به‌منظور حفاظت از اطلاعات، پشتیبان‌گیری منظم از بایگانی انجام می‌شود تا در صورت بروز مشکل، اطلاعات از دست نرود.
- مدیریت دسترسی و امنیت: در این مرحله، سطوح دسترسی به اسناد مشخص می‌شود و تدابیر امنیتی برای حفاظت از اطلاعات اعمال می‌شود.
با استفاده از آرشیو دیجیتال در نرم افزار مدیریت صندوق قرض الحسنه، می‌توانید به صورت کارآمدتری اطلاعات مربوط به صندوق را مدیریت کنید و دسترسی سریع‌تر و آسان‌تری به اطلاعات داشته باشید.