سیستم مدیریت اسناد (DMS)
سیستم مدیریت اسناد چیست؟
سیستم مدیریت اسناد (Document Management System یا DMS) یک ابزار نرم‌افزاری است که برای سازماندهی، ذخیره‌سازی، مدیریت و کنترل اسناد، چه به صورت فیزیکی و چه دیجیتالی، استفاده می‌شود. این سیستم به سازمان‌ها کمک می‌کند تا به طور موثر و کارآمد اسناد خود را مدیریت کنند و دسترسی به آن‌ها را تسهیل کنند.
ویژگی‌های اصلی یک سیستم مدیریت اسناد خوب عبارتند از:
- ذخیره‌سازی مرکزی: تمام اسناد در یک مکان مرکزی ذخیره می‌شوند که دسترسی به آن‌ها را آسان‌تر می‌کند.
- جستجوی پیشرفته: امکان جستجوی سریع و آسان اسناد بر اساس کلمات کلیدی، تاریخ، نوع سند و سایر معیارها فراهم می‌شود.
- کنترل نسخه: تغییرات در اسناد ردیابی شده و نسخه‌های مختلف یک سند قابل بازیابی هستند.
- اشتراک‌گذاری و همکاری: امکان اشتراک‌گذاری اسناد با کاربران دیگر و همکاری بر روی آن‌ها فراهم می‌شود.
- امنیت: سیستم‌های مدیریت اسناد معمولاً دارای ویژگی‌های امنیتی قوی برای محافظت از اسناد در برابر دسترسی‌های غیرمجاز هستند.
- بایگانی: اسناد قدیمی به صورت منظم بایگانی می‌شوند تا فضای ذخیره‌سازی آزاد شود.
انواع نرم‌افزارهای مدیریت اسناد
نرم‌افزارهای مدیریت اسناد به سه دسته کلی تقسیم می‌شوند:
- نرم‌افزارهای ابری: این نرم‌افزارها بر روی سرورهای ابری اجرا می‌شوند و نیازی به نصب نرم‌افزار بر روی دستگاه شما نیست.
- نرم‌افزارهای تحت وب: این نرم‌افزارها بر روی سرورهای سازمان نصب می‌شوند و از طریق مرورگر وب قابل دسترسی هستند.
- نرم‌افزارهای دسکتاپ: این نرم‌افزارها بر روی دستگاه‌های محلی نصب می‌شوند و به صورت آفلاین قابل استفاده هستند.
سیستم مدیریت اسناد الکترونیک (EDMS) چیست؟
سیستم مدیریت اسناد الکترونیک (Electronic Document Management System یا EDMS) نوعی از سیستم مدیریت اسناد است که به طور خاص برای مدیریت اسناد دیجیتالی طراحی شده است. EDMS ها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا فرآیندهای کاغذی را کاهش داده و بهره‌وری را افزایش دهند.
مزایای استفاده از EDMS:
- کاهش هزینه‌ها: کاهش هزینه‌های چاپ، کاغذ، ذخیره‌سازی و نیروی انسانی
- افزایش بهره‌وری: دسترسی سریع‌تر به اسناد، کاهش زمان جستجو و بهبود همکاری بین کارمندان
- امنیت بیشتر: محافظت بهتر از اسناد در برابر از دست رفتن، آسیب و دسترسی‌های غیرمجاز
- کاهش خطا: کاهش خطاهای انسانی در پردازش اسناد
- سازگاری با محیط زیست: کاهش مصرف کاغذ و کاهش ضایعات
چرا سازمان ها به سیستم مدیریت اسناد نیاز دارند؟
در بازار نوسانی امروز به دنبال تغییرات کرونا و شیوه‌ی کاری به دورکاری و کار هیبرید یا ترکیبی صاحبان و مدیران کسب و کار‌های نوآور مدتی زیادی است که از سیستم‌های مدیریت اسناد برای کنترل، ذخیره و اشتراک‌گذاری مدارک سازمان استفاده می‌کنند.
شرکت‌ها برای نظم دادن به سازمان خود و کنترل اطلاعات ورودی و خروجی سازمان از سیستم های مدیریت اسناد استفاده می‌کنند. اگر دورکار هستید یا به صورت حضوری کار می‌کنید و می‌خواهید اطمینان داشته باشید که همه‌ی کارمندانتان به جدیدترین اطلاعات دسترسی دارند باید از سیستم مدیریت اسناد سازمانی استفاده کنید. کارمندان به راحتی می‌توانند نظرات و پیشنهادات خود را در سیستم مدیریت اسناد اضافه کنند و به صورت کلی این سیستم همکاری و ارتباطات درون سازمانی را آسان‌تر می‌کند.
چه شرکت‌هایی می‌توانند از سیستم مدیریت اسناد استفاده کنند؟
استفاده از یک سیستم مدیریت اسناد سازمانی برای کلیه‌ی کسب و کار‌های بزرگ و کوچک و متوسط مناسب است. در واقع شرکت‌هایی که اسناد، فایل‌ها و اطلاعات زیادی را به طور پیوسته و همیشه دریافت، ایجاد و به اشتراک می‌گذارند باید از سیستم مدیریت محتوا استفاده کنند. با سیستم مدیریت اسناد دیگر نیازی نیست کارمندان شرکت همیشه به دنبال اسناد و مدارک باشند و به راحتی تنها با کلیک می‌توانند اسناد مورد نظر را پیدا کنند.
اگر مدیر یک قرض الحسنه هستید، با نرم افزار صندوق قرض الحسنه تنها با چند کلیک ساده می‌توانید کار را حرفه‌ای‌تر پیش ببرید و به راحتی مدیریت کنید.
سیستم مدیریت اسناد به سازماندهی، بایگانی، بازیابی، مدیریت، اشتراک‌گذاری بهتر اسناد یک شرکت کمک می‌کند. امروزه به دلیل وجود مدارک کاغذی و اطلاعات زیاد در شرکت‌ها برای افزایش بهره‌روی و کاهش هزینه‌های نگهداری مصرف کاغذ و هزینه های حمل و نقل استفاده از سیستم مدیریت اسناد سازمانی به شرکت‌ها پیشنهاد می‌شود.
مدیریت اسناد و مدارک چیست؟
مدیریت اسناد و مدارک به مجموعه فعالیت‌هایی گفته می‌شود که برای سازماندهی، ذخیره‌سازی، بازیابی و کنترل اسناد و مدارک یک سازمان انجام می‌شود. این فعالیت‌ها شامل جمع‌آوری، طبقه‌بندی، فهرست‌نویسی، بایگانی و نگهداری اسناد به صورت منظم و قابل دسترس است. هدف اصلی از مدیریت اسناد، اطمینان از حفظ یکپارچگی، امنیت و دسترسی آسان به اطلاعات مهم سازمان است.
