برای ذخیره، کنترل و پیگیری مدارک از سیستم مدیریت اسناد سازمانی DMS استفاده می‌شود. در واقع اگر بخواهیم سیستم مدیریت اسناد را به طور خلاصه در یک جمله تعریف کنیم سیستمی است که اسناد و مدارک کاغذی را در کل شرکت سازمان کنترل و سازماندهی می‌کند.
سیستم مدیریت اسناد چیست؟
سیستم مدیریت اسناد یکی از تکنولوژی‌های به روز دنیا برای مدیریت محتوا و اطلاعات روی کاغذ است. این سیستم ویژگی‌های مختلفی را برای کنترل و نظم دادن به اسناد شرکت‌ها ارائه می‌دهد. در نتیجه با استفاده از این سیستم زمانی که به دنبال مدرکی هستید به سرعت می‌توانید آن را جستجو کرده و بیابید. در ادامه ویژگی‌های اصلی سیستم مدیریت اسناد سازمانی را بررسی می‌کنیم.
- ورود و خروج و قفل کردن: این ویژگی برای وقتی که دو نفر به طور همزمان روی یک مدرک کار می‌کنند مفید است. در این صورت وقتی یک نفر تغییراتی در اطلاعات یک مدرک اعمال می‌کند بدون مشکل ثبت شود.
- کنترل نسخه‌های یک سند: با این ویژگی می‌توان جزییاتی مانند نحوه ایجاد مدرک فعلی و تفاوت آن با نسخه‌های قبلی مدرک را ببینید.
- تغییر به نسخه قبلی سند قبل از ویرایش
- دفتر پیگیری: با این ویژگی می‌توانید همه‌ی تغییراتی که روی مدارک انجام شده است را مشاهده کنید.
- مکان ذخیره‌سازی
- امنیت و کنترل دسترسی
مزایای سیستم مدیریت اسناد (DMS)
سیستم مدیریت اسناد (DMS) مزایای زیادی برای انواع مشاغل و کسب و کار‌ها دارد. طبق گزارش‌ها بدست آمده ارزش بازار صنعت سیستم‌های مدیریت اسناد تا سال ۲۰۲۳ به ۷۸٫۶ میلیارد دلار افزایش می‌یابد. در ادامه به فواید استفاده از سیستم مدیریت محتوا نگاهی میندازیم.
افزایش بهره‌وری
با سیستم مدیریت اسناد کارمندان شرکت می‌توانند از راه دور نیز به مدارک و اطلاعات سازمان دسترسی داشته باشند و روی آن‌ها کار کنند.
دوستدار محیط زیست
با به کار گیری سیستم مدیریت اسناد سازمانی می‌توانید میزان چاپ، کپی و مصرف کاغذ را بسیار کمتر کنید. در نتیجه زباله‌های کمتری تولید می‌شود و از این جهت برای محیط زیست نیز بهتر است.
کنترل هزینه و بودجه‌بندی بهتر
اسناد دیجیتالی نیاز به کمد بایگانی ندارند در نتیجه با استفاده از یک سیستم مدیریت اسناد هزینههای استفاده از کاغذ و نگهداری آن‌ها کاهش می‌یابد. همچنین هزینههای مربوط به حمل و نقل مدارک کاغذی مانند پست نیز کمتر می‌شود.
افزایش چابکی سازمان
با استفاده از سیستم مدیریت اسناد همه‌ی کارمندان به اطلاعات و داده‌های شرکت دسترسی خواهند داشت، در نتیجه کارمندان به راحتی می‌توانند خارج از دفتر کار کار کنند. این موضوع باعث سریع‌تر شدن روند کاری می‌شود و بخش پشتیبانی مشتری عملکرد بهتری خواهد داشت و مشتریان رضایت بیشتری خواهند داشت. همچنین سازمان می‌تواند به سرعت خود را با تغییرات بازار و سازمان‌های رقیب سازگار کند.
بازیابی اسناد و اطلاعات
با استفاده از یک سیستم مدیریت اسناد می‌توانید از مدارک کاغذی یک نسخه‌ی پشتیبان ایجاد کنید تا در صورت از بین رفتن نسخه اصلی مدارک آن را سریع بازیابی کنید.
کنترل اطلاعات
مدیریت و کنترل اطلاعات یکی از ویژگی‌هایی است که باعث می‌شود سازمان‌ها بتوانند همه‌ی تغییرات به وجود آمده در سازمان را کنترل و ضبط کنند. با این سیستم همه مدارک فقط در یک محل ذخیره می‌شوند و از کپی شدن اضافی آن‌ها جلوگیری می‌شود، در نتیجه فضای بیشتری آزاد می‌شود.
نحوه عملکرد سیستم مدیریت اسناد
یک سیستم مدیریت اسناد سازمانی مدارک شرکت را به فرمت دیجیتالی تبدیل کرده و به آن نظم می‌دهد. این سیستم اسناد مدارک را بر اساس نوع فایل، نوع اطلاعات مدارک، امنیت و اولویت دسته‌بندی می‌کند. همچنین وقتی که مدرکی جدیدی ایجاد می‌شود آن را به سرعت ثبت می‌کند و در دسته‌ی مناسب خود قرار می‌دهد.
در ادامه‌ی کار ثبت سیستم مدیریت اسناد به طور اتوماتیک جزییات بیشتری را به مدارک اضافه کند. به عنوان مثال برچسب، لیبل‌ها و ابرداده‌ها، نام ایجاد کننده سند و زمان ایجاد سند و زمان آپلود را اضافه می‌کند. در پایان سیستم مدیریت اسناد، مدارک و اطلاعات جدید را بر اساس دسته‌بندی ها قبلی مرتب و ذخیره می‌کنند. همچنین می‌توانید دسترسی به اسناد را فقط به اشخاص خاصی محدود کنید. بنابراین فقط کارمندانی که مجوز دسترسی دارند می‌توانند اطلاعات اسناد را ویرایش کنند.
چرا سازمان ها به سیستم مدیریت اسناد نیاز دارند؟
در بازار نوسانی امروز به دنبال تغییرات کرونا و شیوه‌ی کاری به دورکاری و کار هیبرید یا ترکیبی صاحبان و مدیران کسب و کار‌های نوآور مدتی زیادی است که از سیستم‌های مدیریت اسناد برای کنترل، ذخیره و اشتراک‌گذاری مدارک سازمان استفاده می‌کنند.
شرکت‌ها برای نظم دادن به سازمان خود و کنترل اطلاعات ورودی و خروجی سازمان از سیستم های مدیریت اسناد استفاده می‌کنند. اگر دورکار هستید یا به صورت حضوری کار می‌کنید و می‌خواهید اطمینان داشته باشید که همه‌ی کارمندانتان به جدیدترین اطلاعات دسترسی دارند باید از سیستم مدیریت اسناد سازمانی استفاده کنید. کارمندان به راحتی می‌توانند نظرات و پیشنهادات خود را در سیستم مدیریت اسناد اضافه کنند و به صورت کلی این سیستم همکاری و ارتباطات درون سازمانی را آسان‌تر می‌کند.
چه شرکت‌هایی می‌توانند از سیستم مدیریت اسناد استفاده کنند؟
استفاده از یک سیستم مدیریت اسناد سازمانی برای کلیه‌ی کسب و کار‌های بزرگ و کوچک و متوسط مناسب است. در واقع شرکت‌هایی که اسناد، فایل‌ها و اطلاعات زیادی را به طور پیوسته و همیشه دریافت، ایجاد و به اشتراک می‌گذارند باید از سیستم مدیریت محتوا استفاده کنند. با سیستم مدیریت اسناد دیگر نیازی نیست کارمندان شرکت همیشه به دنبال اسناد و مدارک باشند و به راحتی تنها با کلیک می‌توانند اسناد مورد نظر را پیدا کنند. اگر یک کسب و کار و مدیریت قرض الحسنه دارید با نرم افزار صندوق قرض الحسنه تنها با چند کلیک ساده می‌توانید کار را حرفه‌ای‌تر پیش ببرید و به راحتی مدیریت کنید.
سیستم مدیریت اسناد به سازماندهی، بایگانی، بازیابی، مدیریت، اشتراک‌گذاری بهتر اسناد یک شرکت کمک می‌کند. امروزه به دلیل وجود مدارک کاغذی و اطلاعات زیاد در شرکت‌ها برای افزایش بهره‌روی و کاهش هزینههای نگهداری مصرف کاغذ و هزینه های حمل و نقل استفاده از سیستم مدیریت اسناد سازمانی به شرکت‌ها پیشنهاد می‌شود.
شرکت دانش بنیان برنامه‌نویسان نواندیش پاسارگاد، یکی از شرکت‌های فعال در زمینه‌ی ارائه خدمات نرم‌افزاری مدیریت اسناد است و نرم‌افزار‌های مختلفی از جمله نرم‌افزار صندوق قرض الحسنه و نرم افزار تعاونی اعتبار را ارائه می‌دهد. برای مشاوره و راهنمایی‌های بیشتر با کارشناسان ما در ارتباط باشید.
