شرکت‌های موفق برخی از کارها و فرآیندهای تکراری که مدام در حال انجام است را خودکار یا اتومات می‌کنند. این کار باعث سرعت بخشیدن به کارها می‌شود و سازمان شما را به اصطلاح چابک می‌کند. اما خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار چیست و کدام فرآیندها را می‌توان خودکار کرد.
خودکارسازی فرآیندها به چه معناست؟
خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار به استفاده از فناوری برای اجرای وظایف تکراری گفته می‌شود. چند نمونه از فرآیندهایی که می‌توان اتوماتیک کرد شامل موارد زیر است.
- گزارش دهی
- تیکت پشتیبانی مشتری
- غربالگری متقاضی در حین استخدام
به طور کلی کسب‌وکار‌ها فقط بخشی از یک فرآیند تجاری خاص را خودکار می‌کنند و نتیجه نهایی را انسان‌ها اعمال می‌کنند. در برخی موارد کسب و کارها واقعاً هوشمند شده‌اند و وظایف خاصی را از ابتدا تا انتها کاملاً خودکار کرده‌اند. یکی از نمونه‌های اتوماتیک کردن فرآیندهای کسب و کار یک ربات چت در پشتیبانی مشتری است که می‌تواند یک سؤال دریافت کند، موضوع را درک کند و مشتری را به یک راه حل متصل کند.
فرآیندهایی که خودکارسازی می‌شوند
برخی از فرآیندهای کسب و کارها را می‌توان خودکارسازی کرد.
۱٫ استخدام کارکنان
اگرچه ممکن است استخدام کارمندان یک فرآیند بدون دردسر به نظر برسد، اما شامل وظایف متعددی است. پر کردن فرم‌های اطلاعات کارکنان، تشکیل جلسات معارفه، تشکیل جلسات آموزشی، راه‌اندازی حساب‌های بانکی، جمع‌آوری اسناد مربوطه و تعیین مربیان تنها تعدادی از این فعالیت‌ها است.
از مزایای خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار در بخش استخدام عبارتند از:
- کاغذ بازی بی‌پایان
- از دست دادن برخی کارها
- نارضایتی کارکنان
- بهره‌وری پایین
۲٫ سفارشات خرید
سفارشات خرید در اکثر کسب و کار یک فرآیند دائمی و تکراری است. در ابتدا سفارش ثبت می‌شود و به بخش بررسی ارسال می‌شود. سپس درخواست بررسی می‌شود و در صورت ناکافی بودن اطلاعات یا وجود محدودیت‌های بودجه‌ای درخواست رد می‌شود. در صورت تأیید، سفارش خرید ایجاد می‌شود و نسخه‌هایی برای تأمین‌کننده و همچنین تیم موجودی ارسال می‌شود. بدون خودکارسازی این فرآیندها مشکلات زیر ممکن است ایجاد شود.
- تأیید سفارش خرید با تأخیر
- کاهش بهره‌وری
- سوابق ناقص
- اشتباهات در سفارش خرید
مزیت خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار پاسخگویی سریع، واضح بودن اطلاعات و ثبت دقیق اطلاعات است. همچنین ارتباطات بخش‌های مختلف را آسان‌تر و سریع‌تر می‌کند.
۳٫ امور مالی
امور مالی یکی دیگر از فرآیندهای تجاری است که می‌تواند خودکار شود. به عنوان مثال نرم‌افزار‌های مدیریت مالی مانند نرم افزار صندوق قرض الحسنه می‌تواند به کسب‌وکار‌ها کمک کند تا فرآیندهای حسابداری و و ثبت اطلاعات را خودکار کنند.
نرم‌افزار مدیریت مالی همچنین می‌تواند به کسب و کارها کمک کند تا پیش‌بینی جریان نقدی، مدیریت جریان نقدی و گزارش مالی خود را خودکار کنند. خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار می‌تواند به شرکت‌ها کمک کند تا امور مالی خود را مدیریت کرده و اهداف مالی خود را برآورده کنند.
۴٫ بازاریابی
خودکارسازی بازاریابی می‌تواند به کسب و کارها کمک کند تا مشتریان را با محصولات و خدمات درگیر کند، باعث وفاداری مشتریان شود، فروش را افزایش دهد، ایمیل‌های خودکار ارسال کند و کمپین‌های هدفمند ایجاد کند. خودکارسازی بازاریابی می‌تواند به افزایش لید و فروش، بهبود روابط با مشتریان، بازاریابی رسانه‌های اجتماعی، سئو و صرفه‌جویی در زمان و هزینه با ساده‌سازی عملیات بازاریابی کمک کند.
۵٫ مدیریت اسناد
نرم‌افزار مدیریت اسناد می‌تواند به کسب‌وکار‌ها کمک کند تا فعالیت‌های مدیریت اسناد از جمله ذخیره‌سازی، بازیابی و اشتراک‌گذاری اسناد را خودکار کنند. سیستم مدیریت اسناد سازمانی می‌تواند به کسب‌وکار‌ها کمک کند تا اسناد را به راحتی پیدا کنند و در هر جایی به آن دسترسی داشته باشند.
۶٫ آنالیز
اتوماتیک کردن فرآیندهای کسب و کار به خصوص در حوزه آنالیز به کسب و کارها کمک می‌کند تا گزارش آنالیز‌ها را خودکار کرده و سریع‌تر نتایج را مشاهده کنند. با خودکارسازی سیستم آنالیز شرکت‌ها تصمیمات بهتری بگیرند، داده‌ها و مشتریان خود را بهتر درک کنند و در صنعت خود جایگاه بهتری خواهند داشت.
۷٫ مدیریت زنجیره تأمین
با استفاده از نرم‌افزار مدیریت زنجیره تأمین، کسب و کارها می‌توانند فرآیندهای تدارکات، مدیریت موجودی و تدارکات زنجیره تأمین خود را خودکار کنند. نرم‌افزار مدیریت زنجیره تأمین می‌تواند به کسب‌وکار‌ها کمک کند تا از موجودی، تدارکات و برنامه‌ریزی خود مطلع باشند و خواسته‌های مشتری را به طور مؤثرتری برآورده کنند.
خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار برای افزایش کارایی، کاهش هزینه‌ها و بهبود خدمات مشتری ضروری است. اتوماسیون می‌تواند به ساده‌سازی وظایف، افزایش دقت و کاهش زمان صرف شده برای کار‌های روزمره کمک کند. خدمات مشتری، امور مالی، فروش، بازاریابی، مدیریت زنجیره تأمین، منابع انسانی، مدیریت موجودی، مدیریت سفارش، مدیریت اسناد و آنالیز می‌توانند خودکارسازی شوند.
