با وجود دیجیتالی شدن دنیا، سازمان‌ها بیشتر از همیشه کاغذ مصرف می‌کنند. با توجه به آمارهای بدست آمده تولید کاغذ هر ساله بیش از پیش می‌شود. ممکن است به نظر برسد که استفاده از مدارک کاغذی در شرکت راهکاری آسان باشد، اما اگر صادق باشیم کاری وقت گیر است و ممکن است در حین کار بسیاری از مدارک و اسناد گم شوند. اما برای حذف کاغذ از سازمان باید چه کار کرد؟
سازمانی بدون کاغذ ایجاد کنید
اگر می‌خواهید تیم خود را وادار کنید که مصرف کاغذ خود را کاهش دهد، هزینه‌های مصرفی کاغذ را به آن‌ها نشان دهید. اگر بتوانید به آن‌ها نشان دهید که شرکت شما چقدر برای کاغذ، جوهر، چاپگر و دفع زباله‌های کاغذ هزینه می‌کند، قطعاً برای صرفه‌جویی در هزینه‌های شرکت شروع به کاهش مصرف کاغذ خود می‌کنند. همچنین سازمان بدون کاغذ باعث کاهش تولید زباله‌های کاغذی می‌شود.
بایگانی دیجیتال چیست؟
برای حذف کاغذ از سازمان می‌توان از آرشیو دیجیتال استفاده کرد. در واقع از بایگانی دیجیتال می‌توان به جای قفسه‌های بایگانی سنتی استفاده کرد. کار اصلی بایگانی دیجیتال ذخیره سازی و نگهداری از مدارک به فرمت دیجیتال است. با استفاده از برنامه‌های نصب شده بر روی رایانه می‌توان به این اسناد دسترسی پیدا کرد.
یکی دیگر از ویژگی‌های بایگانی دیجیتال این است که داده‌ها را دسته بندی می‌کند. دسته بندی اطلاعات و مدارک سازمان باعث می‌شود اطلاعات تکراری را کپی نکنیم، دوباره کاری صورت نمی‌گیرد و در زمان و هزینه صرفه‌جویی خواهد شد.
استفاده از بایگانی دیجیتال
با وجود دیجیتالی شدن دنیا، سازمان‌ها بیشتر از همیشه کاغذ مصرف می‌کنند. طبق گزارش‌ها حتی تولید کاغذ نیز نسبت به قبل بیشتر شده است. استفاده از کاغذ در سازمان‌ها با این که ممکن است روش آسانی به نظر برسد اما وقت گیر است و احتمال گم شدن اسناد و اطلاعات وجود دارد. اما برای کاهش مصرف کاغذ در سازمان ها باید چه کار کرد؟
در سازمان‌هایی که تازه روند دیجیتالی شدن را در پیش گرفته‌اند مدارک جدید به فرمت دیجیتالی ثبت می‌شود، ولی مدارک قدیمی همچنان به صورت کاغذی هستند. این شکل از بایگانی و ذخیره‌سازی داده‌ها حتی می‌تواند کاغذ جدیدی تولید کند، زیرا مردم فرم‌هایی که در سیستم ذخیره شده‌اند را چاپ می‌کنند. به منظور جلوگیری از این مشکلات بهتر است از بایگانی دیجیتالی استفاده کنید. توجه داشته باشید که همیشه باید چند نسخه از مدارک تهیه کنید تا در صورت مشکلات سیستمی و حذف یک نسخه، نسخه‌های دیگر در دسترس باشند.
اگر می‌ترسید فایل‌های مهم از بین بروند، آن‌ها را در هارد دیسک‌های اکسترنال که خارج از سایت ذخیره می‌شوند ذخیره کنید. برای دیجیتالی کردن مدارک گذشته باید آن‌ها را اسکن کرده یک نسخه‌ی پشتیبان از آن‌ها بگیرید.
مزیت استفاده از بایگانی دیجیتال
با روش بایگانی دیجیتال می‌توانید میزان استفاده از کاغذ و هزینه‌های مربوط به آن را کمتر کنید. بایگانی دیجیتال فواید بیشتری برای سازمان دارد که در ادامه چند مورد را ذکر می‌کنیم.
ایجاد فضای بیشتر در سازمان
برای نگهداری و طبقه‌بندی مدارک کاغذی به کمد و فضای زیای نیاز است. اگر این اسناد را به فرمت دیجیتال تبدیل کنید به راحتی و در کمترین زمان ممکن می‌توانید به اطلاعات دسترسی پیدا کنید. با این کار همچنین یک سازمان بدون کاغذ خواهید داشت.
همچنین دیگر نیازی به چاپگر‌ها و لوازم اداری مختلف که معمولاً نیاز به تعمیر و نگهداری دارند، ندارید.
بنابراین با سیستم‌های دیجیتالی شرکت شما پایدارتر خواهد بود، مصرف کاغذ را کاهش می‌دهد و موقعیت بهتری در بین سایر سازمان‌ها خواهد داشت. مسئولیت اجتماعی قطعاً یک مزیت رقابتی بسیار مهم در بازار امروز است.
افزایش بهره‌وری در سازمان
داشتن یک سیستم طبقه‌بندی و سازماندهی اسناد باعث صرفه‌جویی در زمان هنگام جستجوی فایل‌ها می‌شود. یک سیستم بایگانی دیجیتال علاوه بر حذف کاغذ از سازمان امکان اتصال به تمام بخش‌های یک شرکت و ایجاد هم افزایی بین آن‌ها از طریق دسترسی به تمام اطلاعات مورد نیاز برای انجام مذاکرات، خرید‌ها، قراردادها و فاکتور‌ها، ارتباط با مشتریان و سایر وظایف را فراهم می‌کند. به صورت کلی بایگانی دیجیتال به شما کمک می‌کند تا حرفه‌ای تر شوید و مدارک مهم شرکت مانند قراردادها و مکاتبات مشتری را بهتر مدیریت کنید.
استفاده از نرم‌افزار‌های دیجیتالی
در سازمان‌هایی مانند بانک بخش‌هایی وجود که تقریباً باید هر روز قراردادها، مناقصه‌ها، مدارک اداری را امضا، چاپ و اسکن کرد و چند نسخه را تحویل مشتری داد. برای رفع این مسائل می‌توانید از نرم افزار قرض الحسنه استفاده کنید. با این نرم‌افزار مشتریان به راحتی می‌توانند مدارک را امضا کنند و میزان چاپ مدارک به حداقل میزان می‌رسد.
سازمان بدون کاغذ سازمانی دوستدار محیط زیست است. استفاده از سیستم دیجیتال باعث می‌شود مدارک در مکان امن‌تری قرار بگیرند و هزینه‌های ثابت خرید کاغذ و اسکنر و وسایل دیگر بسیار کاهش می‌یابد. شرکت دانش بنیان برنامه‌نویسان نواندیش پاسارگاد، یکی از شرکت‌های فعال در زمینه‌ی ارائه خدمات نرم‌افزاری است و نرم‌افزار‌های مختلفی از جمله نرم‌افزار صندوق قرض الحسنه را ارائه می‌دهد. برای دریافت مشاوره‌ی بیشتر با کارشناسان ما تماس بگیرید.
