نحوه بهبود فرآیندهای حسابداری و مالی برای صرفه جویی در زمان و پول

متخصصان امور مالی و حسابداری نقشی حیاتی در رشد استراتژی های مربوط به کسب و کار دارند، اما اکثر کسب و کارها از این منبع مهم کم استفاده می کنند، زیرا تیم های مالی آنها در فرآیندهای مالی ناکارآمد گرفتار شده اند. با تمام روش های فناوری موجود امروز، وظایف اصلی از جمله پرداخت صورتحساب ها و مدیریت هزینه ها را میتوان به راحتی اتومات کرد که نه تنها عدم دقت و تاخیر در انجام کارها را کاهش می دهد، بلکه تیم مالی شما را برای انجام کارهای مفیدتر و جالب‌تر آزاد می کند.

به منظور پیشرفت در محیط رقابتی کسب و کار امروز، بیزینس ها باید تلاش کنند تا هماهنگی بین کارها ایجاد کرده و از منابع بهترین استفاده را کنند. ساده سازی و بهینه سازی فرآیندهای حسابداری و مالی یکی از مهم ترین سرمایه گذاری‌ها است که یک کسب و کار می تواند برای تضمین پایداری خود در بازار در بلند مدت انجام دهد.

بهبود فرآیندهای حسابداری و مالی چیست؟

بهبود فرآیندهای حسابداری و مالی شامل ایجاد تغییراتی در جریان کار مالی شما برای افزایش کارایی است. بهبود فرآیندهای حسابداری می تواند به سادگی ایجاد دستورالعمل های رسمی برای کارمندان باشد که در هنگام تکیمل وظایفی مانند ارائه هزینه ها از آن پیروی کنند. از سوی دیگر، استفاده از فناوری برای اتوماتیک کردن فرآیندهای حسابداری شما می تواند تاثیر قابل توجهی بر ثبات، سرعت و دقت داشته باشد و رسیدن به اهداف تجاری را آسان تر کند.

فرآیندهای حسابداری و مالی که نیاز به بهبود دارند.

خرید

درخواست های خرید و سفارش های خرید POs نقش کلیدی در ارتقای فرآیندهای تدارکاتی کارآمد و شفاف دارند. با این حال، هماهنگ کردن آنها به صورت دستی دشوار است، به خصوص اگر گردش کار به وضوح تعریف نشده باشد. اتوماسیون فرآیند تدارکات شما با اجازه دادن به هر کارمند مجاز برای تکمیل فرم درخواست و ارسال آن به بخش تدارکات برای تایید (یا اگر هزینه کل از مقدار پیش تعیین شده بیشتر باشد، به یک مدیر ارشد)، این فرآیند را به طور قابل توجهی ساده می کند. پس از تایید، تولید یک PO و ارسال آن به فروشنده آسان است.

صورتحساب و حساب های دریافتی

ایجاد فاکتورها و مدیریت حساب های دریافتی برای اطمینان از اینکه درآمد کسب و کار شما در حال کاهش نیست، حیاتی است. با این حال، این وظایف زمانی که به صورت دستی انجام می شوند، می توانند بسیار وقت گیر و مستعد خطا باشند، حتی زمانی که تیم های مختلفی درگیر آن هستند. خودکار کردن صدور، ردیابی و تطبیق فاکتورها و همچنین اعلان های یادآوری خودکار، می تواند این فرآیند را بسیار ساده تر کرده و به شما کمک کند که به موقع پرداخت داشته و بهبود فرآیندهای حسابداری را ثمر بخشید.

حساب های پرداختی

اطمینان از به روز بودن کسب و کار شما در پرداخت فاکتورها یکی دیگر از وظایف کلیدیست که برای اتوماسیون و بهبود فرآیندهای حسابداری و مالی مناسب است. تایید صحت یک فاکتور، ارسال آن به شخص صحیح برای تایید، پردازش پراخت و ثبت تراکنش می تواند شامل مراحل متعدد و مشکلات احتمالی باشد. پیروی از بهترین شیوه ها برای اتوماسیون حساب های پرداختی، حساب ها را شفاف تر می کند، که به نوبه خود احتمال تقلب را کاهش خواهد داد. علاوه بر این، شما ممکن است بتوانید با بهره گیری از تخفیف های پرداخت زودهنگام ارائه شده توسط بسیاری از فروشندگان با پردازش صورتحساب ها به محض ورود، در هزینه های خود صرفه جویی کنید.

مسائل مالیاتی

پیش از این، بیشتر مشاغل برای تعیین تعهدات مالیاتی خود به کمک متخصصان مالیاتی گران قیمت نیاز داشتند. اما امروزه با استفاده از نرم افزار حسابداری، کسب و کارها می توانند به راحتی محاسبه کرده که در هر تراکنش چقدر باید مالیات بپردازند.

مدیریت هزینه ها

تطبیق مخارج شرکت ها به طور سنتی یکی از سخت ترین و خسته کننده ترین وظایف برای تیم های مالی است. کارمندانی که رسیدها را جمع آوری و گزارش هزینه هایی را تکمیل می کنند که نیاز به بررسی و تایید دارند، بازپرداخت هایی که باید پردازش شوند و تیم های مالی که باید کارکنان را چک کنند تا مطمئن شوند که رسیدهای هزینه ها را به موقع ارسال می کنند، همه این موارد کابوسی برای افراد درگیر است.

پیاده سازی ابزارهای هوشمند ردیابی هزینه ها که فرآیند را دیجیتالی و اتوماسیون گردش کار را فعال می کند، می تواند این فرآیند را بسیار کمتر دردسرساز کرده و باعث بهبود فرآیندهای حسابداری و مالی شود.

استفاده از نرم افزار حسابداری پاسارگاد برای بهبود فرآیندهای حسابداری و مالی