پورتال های سازمانی
پورتال سازمانی چیست؟
پورتال سازمانی یا درگاه سازمانی (Enterprise Information Portal یا به اختصار EIP)، یک نرم‌افزار مبتنی بر وب است که به عنوان یک نقطه دسترسی واحد به اطلاعات، برنامه‌ها، و خدمات مختلف درون یک سازمان عمل می‌کند. این پلتفرم، اطلاعات پراکنده در سازمان را یکپارچه کرده و به کاربران امکان می‌دهد به صورت ساده و کارآمد به آن‌ها دسترسی پیدا کنند.
به زبان ساده‌تر، پورتال سازمانی مانند یک داشبورد شخصی‌سازی‌شده است که همه چیز مورد نیاز یک کارمند برای انجام وظایف خود را در یک مکان جمع‌آوری می‌کند.
کاربردهای پورتال سازمانی
- یکپارچه‌سازی اطلاعات: پورتال سازمانی اطلاعاتی از سیستم‌های مختلف مانند CRM، ERP، HR و… را گردآوری و در یک مکان واحد نمایش می‌دهد.
- افزایش بهره‌وری: با دسترسی آسان به اطلاعات و ابزارهای مورد نیاز، کارمندان می‌توانند کارهای خود را سریع‌تر و با دقت بیشتری انجام دهند.
- بهبود ارتباطات: پورتال سازمانی امکان برقراری ارتباط موثر بین کارمندان، مدیران و سایر ذینفعان را فراهم می‌کند.
- کاهش هزینه‌ها: با کاهش زمان جستجو برای اطلاعات و ساده‌سازی فرآیندها، هزینه‌های عملیاتی سازمان کاهش می‌یابد.
- افزایش امنیت اطلاعات: با تعیین سطح دسترسی برای کاربران مختلف، امنیت اطلاعات سازمان تضمین می‌شود.
مزایای پورتال سازمانی
- دسترسی آسان و سریع به اطلاعات: کاربران می‌توانند به راحتی و از هر کجا به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنند.
- افزایش رضایت کارمندان: با ارائه یک محیط کاربری کارآمد و شخصی‌سازی شده، رضایت کارمندان افزایش می‌یابد.
- بهبود تصمیم‌گیری: دسترسی به اطلاعات دقیق و به‌روز به مدیران کمک می‌کند تا تصمیمات بهتری اتخاذ کنند.
- کاهش هزینه‌های آموزش: با ارائه یک رابط کاربری ساده و یکپارچه، هزینه‌های آموزش کارمندان کاهش می‌یابد.
- افزایش انعطاف‌پذیری سازمان: پورتال‌های سازمانی می‌توانند به سرعت با تغییرات سازمان سازگار شوند.
انواع پورتال های سازمانی
پورتال‌های سازمانی، ابزارهای قدرتمندی هستند که به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا اطلاعات، برنامه‌ها و خدمات خود را به صورت یکپارچه و کارآمد در اختیار کارمندان و ذینفعان قرار دهند. این پورتال‌ها بر اساس نوع محتوا، مخاطب و کاربرد، به دسته‌های مختلفی تقسیم می‌شوند. در ادامه به بررسی انواع پورتال‌های سازمانی و ویژگی‌های هرکدام می‌پردازیم:
- پورتال‌های اطلاعاتی (Information Portal)
این نوع پورتال‌ها، مجموعه‌ای از اطلاعات استاتیک و پویا هستند که از منابع مختلف جمع‌آوری شده و در یک مکان واحد ارائه می‌شوند. این اطلاعات می‌تواند شامل اخبار سازمان، دستورالعمل‌ها، سیاست‌ها، گزارش‌ها و سایر داده‌های مرتبط باشد.
ویژگی‌ها:تمرکز بر ارائه اطلاعات
محتوا عمدتاً خواندنی است
امکان جستجوی پیشرفته
شخصی‌سازی کم
مثال: داشبورد مدیریتی که اطلاعات کلیدی درباره عملکرد سازمان را نمایش می‌دهد. - پورتال‌های کاربردی (Application Portal)
پورتال‌های کاربردی، مجموعه‌ای از برنامه‌ها و خدمات آنلاین هستند که به کاربران امکان می‌دهند تا کارهای خود را به صورت الکترونیکی انجام دهند. این پورتال‌ها معمولاً برای انجام وظایف خاص مانند درخواست مرخصی، تایید هزینه‌ها، یا ثبت سفارشات استفاده می‌شوند.
ویژگی‌ها:تمرکز بر ارائه خدمات
شامل فرم‌ها، گردش کارها و ابزارهای تعاملی
یکپارچه‌سازی با سیستم‌های دیگر
امکان شخصی‌سازی بیشتر
مثال: پورتال کارمندان که امکان دسترسی به اطلاعات شخصی، درخواست مرخصی و مشاهده حقوق و دستمزد را فراهم می‌کند. - پورتال‌های همکاری (Collaboration Portal)
پورتال‌های همکاری، فضایی را برای ارتباط و همکاری بین اعضای تیم فراهم می‌کنند. این پورتال‌ها امکاناتی مانند چت، فوروم، اشتراک‌گذاری فایل و مدیریت پروژه را ارائه می‌دهند.
ویژگی‌ها:تمرکز بر تعامل و همکاری
شامل ابزارهای ارتباطی و همکاری
امکان ایجاد گروه‌ها و تیم‌ها
مدیریت اسناد و محتوا
مثال: پورتال پروژه که امکان مدیریت پروژه‌ها، تخصیص وظایف و ردیابی پیشرفت پروژه را فراهم می‌کند. - پورتال‌های دانش (Knowledge Portal)
پورتال‌های دانش، مکانی برای ذخیره، مدیریت و اشتراک‌گذاری دانش سازمان هستند. این پورتال‌ها به کارمندان کمک می‌کنند تا به راحتی به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنند و از تجربیات همکاران خود بهره‌مند شوند.
ویژگی‌ها:تمرکز بر مدیریت دانش
شامل ابزارهایی برای ایجاد، ویرایش و جستجوی دانش
امکان ایجاد پایگاه‌های دانش
طبقه‌بندی اطلاعات بر اساس موضوع
مثال: پورتال پشتیبانی فنی که به کارمندان امکان دسترسی به دانش فنی و حل مشکلات را می‌دهد. - پورتال‌های مشتری (Customer Portal)
پورتال‌های مشتری، فضایی را برای ارتباط بین سازمان و مشتریان فراهم می‌کنند. این پورتال‌ها به مشتریان امکان می‌دهند تا به اطلاعات محصول، خدمات، پشتیبانی و سایر منابع مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنند.
ویژگی‌ها:تمرکز بر تعامل با مشتریان
شامل ابزارهایی برای مدیریت درخواست‌های مشتریان
امکان ایجاد انجمن‌های مشتریان
شخصی‌سازی بر اساس نیازهای مشتری
مثال: پورتال بانکداری الکترونیکی که به مشتریان امکان دسترسی به حساب‌های بانکی، پرداخت قبض‌ها و درخواست کارت اعتباری را می‌دهد.
در طراحی پورتال سازمانی امنیت و دسترسی آن اهمیت فراوانی دارد، شرکت برنامه نویسان نو اندیش پاسارگاد به شما کمک کرده تا یک پورتال سازمانی ایمن، قابل اعتماد و در دسترس را برای شرکت خود تهیه کنید.
بهترین نرم افزار های پورتال سازمانی
برای مقایسه نرم‌افزارهای پورتال سازمانی ایرانی از نظر ویژگی‌ها و قابلیت‌ها، جدول زیر تهیه شده است. در این جدول برخی از ویژگی‌های کلیدی هر نرم‌افزار مانند مدیریت مستندات، اتوماسیون اداری، مدیریت فرآیندها، یکپارچه‌سازی سیستم‌ها، و مناسب بودن برای اندازه سازمان ذکر شده است.
- مدیریت مستندات: تمامی این نرم‌افزارها قابلیت مدیریت مستندات را دارند که یکی از نیازهای اساسی پورتال‌های سازمانی است.
- اتوماسیون اداری: اکثر نرم‌افزارها این قابلیت را دارند، اما همیار آی‌تی و پرشین‌تولز در این بخش محدودیت‌هایی دارند.
- مدیریت فرآیندها (BPM): همه این نرم‌افزارها از قابلیت مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPM) پشتیبانی می‌کنند، که به سازمان‌ها در بهینه‌سازی و خودکارسازی فرآیندهای داخلی کمک می‌کند.
- یکپارچه‌سازی سیستم‌ها: همه نرم‌افزارها قابلیت یکپارچه‌سازی با سایر سیستم‌های موجود در سازمان را دارند، که به افزایش بهره‌وری و کارایی کمک می‌کند.
- مناسب برای اندازه سازمان: نرم‌افزارهایی مانند چارگون، فراگستر و نوسا بیشتر برای سازمان‌های بزرگ و دولتی مناسب هستند، در حالی که همیار آی‌تی و پیام گستر برای شرکت‌های کوچک و متوسط بهتر عمل می‌کنند.
- امنیت: نرم‌افزارهایی مانند فراگستر، نوسا و رایورز از سطح امنیت بسیار بالایی برخوردارند که مناسب سازمان‌های دولتی و حساس است.
انتخاب بهترین نرم‌افزار پورتال سازمانی بستگی به اندازه سازمان، نوع فعالیت و نیازهای خاص هر سازمان دارد. برای سازمان‌های بزرگ و دولتی، نرم‌افزارهایی مانند چارگون، فراگستر و نوسا پیشنهاد می‌شوند، در حالی که برای سازمان‌های کوچک و متوسط، نرم‌افزارهایی مانند همیار آی‌تی و پیام گستر گزینه‌های مناسبی هستند.
